Taloyhtiön digitalisaatio – tieto kuntoon ennen uusia ohjelmistoja

Taloyhtiön digitalisaatiossa on kyse siitä, että rakennusta johdetaan ajantasaisen tiedon varassa eikä hajanaisten dokumenttien ja muistikuvien. Ennen uusia ohjelmistoja hallituksen kannattaa selvittää, mitä sähköisiä välineitä yhtiö oikeasti tarvitsee ja mistä kannattaa aloittaa.

Tietoa on, kokonaiskuva puuttuu

Monen taloyhtiön hallinto on rakentunut kerros kerrokselta. Huoltokirja on yhdessä järjestelmässä, vikailmoitukset toisessa ja kirjanpito kolmannessa. Pöytäkirjat ovat arkistossa, kuntotutkimukset PDF-tiedostoina ja kierrosten havainnot Excelissä tai paperilla. Tämä on luonnollista, koska isännöinti, huoltoyhtiö, urakoitsijat, energiayhtiö ja vakuutusyhtiö hoitavat kukin omaa osuuttaan.

Ongelma syntyy, kun kokonaisuutta ei näe kukaan. Esimerkki: ensimmäisenä vuonna huoltoyhtiölle tulee kaksi ilmoitusta kellarin kosteudesta, toisena vuonna kierroksella havaitaan seinässä poikkeava jälki ja kolmantena aloittaa uusi hallitus, joka ei tunne historiaa. Erikseen tiedot näyttävät vähäisiltä, yhdessä ne ovat syy selvittää asiaa.

Mitä laki edellyttää

Asunto-osakeyhtiölaki (avautuu uuteen välilehteen) ei vaadi digitaalista johtamisjärjestelmää, tiettyä sovellusta tai tekoälyä. Sähköiset välineet ovat apu hallituksen tehtävien hoitamiseen.

Rakentamislain (avautuu uuteen välilehteen) 139 § vie rakennustietoa kuitenkin digitaaliseen suuntaan. Uudelle rakennukselle on laadittava koneluettava, tietomalleihin tai koneluettaviin tietoihin perustuva käyttö- ja huolto-ohje. Sama koskee rakentamislupaa edellyttävän korjauksen kohdetta. Olemassa olevien taloyhtiöiden ei tarvitse rakentaa tällaista järjestelmää jälkikäteen, mutta suunta on selvä: rakennuksen tieto halutaan rakenteiseksi ja säilyväksi.

Taloyhtiön hallinnollisia tietoja, kuten tiedot kunnossapitotarveselvityksestä, lainoista ja vastikkeista, viedään myös Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Se ei korvaa yhtiön omaa asiakirja-arkistoa.

Aloita tiedosta, älä ohjelmistosta

Ensin kannattaa selvittää, mitä tietoa hallitus oikeasti tarvitsee, ja vasta sitten valita välineet. Usein järkevintä on käyttää nykyisiä järjestelmiä paremmin ja koota niiden tieto yhteen. Olennaista on tietää, missä tieto on, mikä puuttuu, mikä on vanhentunutta ja kuka sitä päivittää. Tästä tarkemmin artikkelissa taloyhtiön tiedonhallinta.

Hallituksen kannattaa nähdä yhdellä silmäyksellä ainakin

• rakennuksen avoimet havainnot ja toistuvat vikailmoitukset
• huollon avoimet tehtävät ja kierrosten havainnot
• tulevat kunnossapitotarpeet
• energian- ja vedenkulutuksen olennaiset poikkeamat
• keskeiset sopimukset ja niiden voimassaolo
• avoimet päätökset ja asiat, joista tarvitaan lisää tietoa.

Tällaisen yhteenvedon kokoamisesta kerrotaan artikkelissa taloyhtiön tilannekuva.

Liian monta järjestelmää hajottaa tiedon entisestään. Jos kaikkea mitataan, hallitus hukkuu dataan eikä monimutkaisia raportteja lueta. Kun uutta välinettä harkitaan, kannattaa kysyä, kuka sitä käyttää ja mihin päätökseen sen tuottama tieto vaikuttaa.

Järjestelmä ei tee päätöksiä

Järjestelmä voi koota tietoa, nostaa esiin poikkeamia ja helpottaa dokumenttien löytämistä. Kulutuspoikkeama ei kuitenkaan kerro, mistä se johtuu, eikä joukko samankaltaisia vikailmoituksia ole rakennustekninen diagnoosi.

Sama koskee tekoälyä. Sen avulla voi hakea tietoa suuresta dokumenttimäärästä, ryhmitellä vikailmoituksia, tiivistää raportteja ja perehdyttää uutta hallitusta. Se voi huomata, että samasta rakennuksen osasta on tullut kuusi ilmoitusta kahdessa vuodessa, mutta syyn selvittää asiantuntija ja päätöksen tekee hallitus.

Digitaalinen tieto on arvokkainta, kun sitä verrataan rakennuksen todelliseen tilaan. Jos järjestelmän mukaan kaikki on kunnossa mutta seinässä näkyy vuotojälki, paikan päällä tehty havainto menee edelle. Säännöllinen rakennuskierros pitää kuvan rehellisenä.

Jos järjestelmissä käsitellään henkilötietoja, yhtiön on huolehdittava tietosuojasta ja käyttöoikeuksista. Kaikkea ei pidä jakaa kaikille eikä kaikkea tarvitse säilyttää loputtomasti.

Sähköiset kanavat asukkaille ja osakkaille

Asukasviestinnässä digitalisaatio ei vaadi suuria investointeja.

• Verkkosivut tai asukasportaali kokoavat yhteystiedot, vikailmoitusohjeet, järjestyssäännöt, remonttiohjeet ja tiedotteet. Pöytäkirjat ja henkilötiedot kuuluvat kirjautumisen taakse. Katso taloyhtiön verkkosivut.
• Sähköinen vikailmoitus kirjaa havainnon kerralla kuvineen ja sijainteineen ja ohjaa sen oikealle taholle. Osakkaan on lain mukaan ilmoitettava viivytyksettä viasta, jonka korjaaminen kuuluu yhtiölle, ja helppo kanava madaltaa kynnystä. Katso taloyhtiön vikailmoitus.
• Asukassovellus tuo tiedotteet, vikailmoitukset, asiakirjat ja varaukset puhelimeen. Katso taloyhtiön sovellus.
• Tekniset seurantajärjestelmät, kuten vesivuotovalvonta, energiankulutuksen ja sisäilman seuranta sekä sähköinen kulunvalvonta, tuottavat tietoa jatkuvasti. Kannattavuus arvioidaan kohteittain: mitä järjestelmä maksaa, kuka seuraa hälytyksiä ja mitä riskiä sillä pienennetään.

Yhtiökokouksessa sähköiset menettelyt ovat jo arkea. Kirjallinen kokouskutsu voidaan toimittaa sähköpostiin, kun osakas on ilmoittanut osoitteensa osakehuoneistorekisteriin. Hallitus voi päättää, että kokoukseen voi osallistua etäyhteydellä, ellei yhtiöjärjestys rajoita tätä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävä etäkokous edellyttää yhtiöjärjestyksen määräystä.

Kaikki asukkaat eivät käytä verkkoa tai älypuhelinta, joten tärkeimmät tiedotteet tarvitsevat edelleen myös porraskäytävän ilmoitustaulun.

Kysymyksiä hallitukselle

1. Missä rakennuksen tärkein tieto on nyt ja kuinka monta järjestelmää hallitus joutuu käyttämään?
2. Löytyykö korjaushistoria helposti?
3. Tunnistetaanko toistuvat vikailmoitukset?
4. Näkyvätkö huollon avoimet tehtävät ja kierrosten havainnot samassa paikassa?
5. Onko jokin kriittinen tieto yhden ihmisen varassa?
6. Kuka vastaa tiedon päivittämisestä ja ovatko käyttöoikeudet ja tietoturva kunnossa?

Usein kysyttyä

Onko digitalisaatio lakisääteistä?

Ei kokonaisuutena. Rakentamislaki kuitenkin edellyttää uudelle rakennukselle ja rakentamislupaa vaativille korjauksille koneluettavaa käyttö- ja huolto-ohjetta.

Voiko tekoäly tehdä hallituksen päätöksiä?

Ei. Tekoäly voi tukea tiedon käsittelyä ja päätösten valmistelua, mutta päätösvalta ja vastuu säilyvät hallituksella. Tekoälyn analyysi ei myöskään korvaa teknistä tai juridista asiantuntija-arviota.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista tai teknistä neuvontaa.