Taloyhtiön tiedonhallinta – mitä säilytetään ja miten tieto siirtyy

Huoltomies muistaa kellarissa olleen vuodon. Entinen puheenjohtaja tietää, miksi vesikattoa paikattiin viisi vuotta sitten. Isännöitsijällä on vanha kuntotutkimus, kirjanpidossa neljä laskua saman viemärilinjan avaamisesta ja vanhan hallituksen sähköpostissa valokuva halkeamasta. Tietoa on paljon, mutta se on hajallaan.

Hallituksen on siksi tiedettävä, mitä tietoa taloyhtiön on lain mukaan säilytettävä, mitä pitää varmistaa vaihdosten yhteydessä ja miten tieto järjestetään niin, että seuraava hallitus löytää sen.

Säilytysvelvoitteet laissa

Yhtä ”tiedonhallintajärjestelmää” laki ei vaadi, mutta useat säännökset velvoittavat säilyttämään ja ylläpitämään tietoa. Pykäläviittaukset ovat asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) (avautuu uuteen välilehteen), ellei toisin mainita.

Yhtiökokouksen pöytäkirjat. Pöytäkirjaan merkitään päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavasti. Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden nähtävänä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta. Osakkaalla on oikeus saada siitä ja sen liitteistä jäljennös (6 luku 23 §).

Hallituksen pöytäkirjat. Myös ne numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavasti. Osakkaalla ei ole yleistä oikeutta nähdä kaikkia hallituksen pöytäkirjoja, mutta hänellä on pyynnöstä oikeus saada kirjallisesti tieto päätöksestä, joka koskee hänen osakkeisiinsa perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta (7 luku 6 §).

Muutostyöilmoitukset. Hallituksen on pidettävä luetteloa osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista ja säilytettävä ilmoitukset huoneistokohtaisesti. Tiedot toimitetaan Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään ja osakas saa jäljennöksen huoneistoaan koskevista ilmoituksista (7 luku 28 §).

Kunnossapitotarveselvitys. Varsinaisessa yhtiökokouksessa esitetään kirjallinen selvitys seuraavan viiden vuoden olennaisista kunnossapitotarpeista ja tehdyistä huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä (6 luku 3 §). Ilman rakennuksen historiaa sitä on vaikea laatia hyvin. Lue lisää: kunnossapitotarveselvitys.

Osakkaan oikeus asiakirjoihin. 1.10.2026 voimaan tulleen lakimuutoksen jälkeen osakkaalla on oikeus saada viipymättä jäljennös yhtiön hallussa olevasta, hänen huoneistoaan koskevasta asiakirjasta, kuten kuntoarviosta tai kosteusmittausraportista. Yhtiö voi periä kohtuulliset kulut. Asiakirjojen on siis löydyttävä nopeasti.

Käyttö- ja huolto-ohje. Rakentamislaki (751/2023) edellyttää ohjetta uusille rakennuksille ja luvanvaraisten korjausten kohteille ja omistaja vastaa sen ajantasaisuudesta. Vanhemmissa taloissa vastaava tieto kootaan yleensä huoltokirjaan.

Kirjanpitoaineisto. Kirjanpitolain (1336/1997) (avautuu uuteen välilehteen) mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Säilyttäminen, käyttöoikeus ja luovuttaminen ovat eri asioita. Yhtiöllä on henkilötietoja, yksittäisten osakkaiden asioita ja sopimustietoja, joiden käsittelyä rajaa myös tietosuojalainsäädäntö.

Kun isännöitsijä tai huoltoyhtiö vaihtuu

Ongelma syntyy, jos yhtiön tieto on käytännössä yhden palveluntarjoajan järjestelmässä. Varmista, että ainakin nämä siirtyvät yhtiölle:

• sopimukset, pöytäkirjat, tilinpäätökset, talousarviot ja laina-asiakirjat
• kuntoarviot, kuntotutkimukset ja korjaushankkeiden aineisto
• huoltokirja, vikahistoria ja huoltoyhtiön työmääräykset
• osakkaiden muutostyöilmoitukset
• takuuasiakirjat ja piirustukset
• avoimet vahinko- ja reklamaatioasiat

Huoltoyhtiön työmääräykset ovat muutakin kuin laskun peruste. Niistä näkyvät toistuvat oviviat, viemäritukokset, vuodot ja ilmanvaihdon poikkeamat. Siksi palvelusopimukseen kannattaa kirjata, mitä tietoa palvelun aikana syntyy, missä muodossa se luovutetaan ja miten sopimuksen päättyessä toimitaan.

Hallituksen vaihtuessa tiedon siirto jää usein avaimiin, tunnuksiin ja pöytäkirjoihin. Kerro uudelle hallitukselle myös rakennuksen suurimmat riskit, seurattavat asiat, keskeneräiset tutkimukset, avoimet takuuasiat ja seuraavan vuoden tehtävät. Katso myös kun taloyhtiön hallitus vaihtuu.

Tiedon järjestäminen käytännössä

Seuraavat ovat käytännön suosituksia, eivät lain vaatimuksia.

Rakennusosittain, ei tiedostotyypeittäin

Tuhansien tiedostojen sijaan tieto voidaan koota otsikoiden alle: vesikatto, julkisivu, parvekkeet, ikkunat ja ovet, käyttövesi, viemärit, lämmitys, ilmanvaihto, sähkö, piha ja kuivatus sekä huoneistojen märkätilat. Kyseessä ei tarvitse olla yksi ohjelmisto, kunhan järjestelystä on sovittu.

Päätöksen peruste talteen

Merkintä ”vesikaton uusimista siirrettiin vuoteen 2029” ei kerro, miksi. Perustuiko siirto asiantuntijan lausuntoon, rahoitukseen vai toiseen remonttiin? Viiden vuoden päästä uusi hallitus tarvitsee juuri tämän tiedon.

Havainto ja johtopäätös erikseen

”Rakenteessa on kosteusvaurio” on liian vahva kirjaus, jos mitään ei ole tutkittu. Parempi on esimerkiksi: ”Kellarin pohjoisseinällä noin 30 cm leveä tumma jälki. Valokuva liitteenä. Ohjattu tekniseen arvioon.” Kirjaa erikseen havainto, asiantuntijan arvio, päätös, toimenpide ja lopputulos.

Toistuvuus näkyviin

Yksi viemäritukos on yksi tukos. Seitsemän tukosta samassa linjassa viidessä vuodessa kertoo jo muusta, mutta vain, jos tiedot yhdistetään. Tästä lisää artikkelissa taloyhtiön vikahistoria.

Karsi tarpeeton

Hyvä arkisto on käyttökelpoinen, ei suuri. Määrittele, mitä säilytetään lain perusteella, mitä rakennuksen historian vuoksi ja mitä voidaan poistaa.

Merkkejä siitä, että tieto on hukassa

• Kukaan ei tiedä, missä viimeisin kuntotutkimus on.
• Entinen puheenjohtaja on yhtiön tärkein tietolähde.
• Samoja ongelmia tutkitaan uudelleen ilman vanhoja raportteja.
• Vikahistoria katosi huoltoyhtiön vaihtuessa.
• Päätös löytyy, mutta sen peruste ei.
• Hallituksen asiakirjat ovat jäsenten henkilökohtaisissa sähköposteissa.
• Korjaushankkeen loppuaineisto jäi urakoitsijalle.
• Osakkaan pyytämää asiakirjaa etsitään viikkoja.

Usein kysyttyä

Mitä asiakirjoja taloyhtiön pitää säilyttää?

Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää säilyttämään luotettavasti yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat sekä osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset. Kirjanpitolaki määrää kirjanpitoaineiston säilytysajat ja käyttö- ja huolto-ohje pidetään ajan tasalla rakentamislain mukaisesti.

Saako osakas nähdä hallituksen pöytäkirjat?

Ei kaikkia. Osakkaalla on oikeus saada tieto päätöksestä, joka koskee hänen osakkeisiinsa perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta, sekä jäljennös yhtiön hallussa olevista huoneistoaan koskevista asiakirjoista.

Pitääkö kaiken olla samassa järjestelmässä?

Ei välttämättä. Tärkeintä on, että tiedon sijainnista, omistajuudesta, käyttöoikeuksista ja ylläpidosta on sovittu.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista tai teknistä neuvontaa.