Taloyhtiön sovellus – sisältö ja käyttöönotto

Taloyhtiön sovellus tai sähköinen asukasportaali kokoaa tiedotteet, asiakirjat, vikailmoitukset ja varaukset yhteen paikkaan. Ilmoitustaulu, paperitiedotteet ja sähköposti toimivat edelleen, mutta niissä tieto hajoaa ja tärkeä tiedote jää helposti lukematta. Sovellusta valitessaan hallituksen kannattaa miettiä tarkkaan, mitä yhtiö siltä tarvitsee.

Mitä sovellus voi sisältää

Tiedotteet

Sovellus lähettää ilmoituksen suoraan asukkaan puhelimeen. Se sopii vesi- ja sähkökatkoista, huoltotöistä, remonteista ja turvallisuusasioista tiedottamiseen.

Yhtiökokouskutsun voi julkaista sovelluksessa, mutta se ei yksin korvaa lain mukaista kutsutapaa. Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 21 §:n mukaan kirjallinen kutsu toimitetaan jokaiselle osakkaalle osakehuoneistorekisterissä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen. Säännös muuttui 1.10.2026, joten kutsukäytäntö kannattaa tarkistaa isännöitsijän kanssa.

Vikailmoitukset

Vikailmoitus on sovelluksen hyödyllisimpiä toimintoja. Asukas voi ilmoittaa vuodosta, kosteudesta, rikkoutuneesta ovesta, valaistuksen viasta tai ilkivallasta heti ja liittää mukaan kuvan ja sijainnin. Huoltoyhtiö saa tarkemman tiedon ja ilmoituksen käsittelyä voi seurata. Kun ilmoittaminen on helppoa, alkavat ongelmat tulevat tietoon aiemmin. Lue lisää taloyhtiön vikailmoituksesta.

Asiakirjat

Sovellukseen voi koota asiakirjat, joita osakkaat ja asukkaat tarvitsevat:

• yhtiöjärjestys ja järjestyssäännöt
• pelastussuunnitelma ja turvallisuusohjeet
• remonttiohjeet ja muutostyöilmoituksen lomake
• kunnossapitotarveselvitys
• yhtiökokousten pöytäkirjat
• energiatodistus

Valmis asiakirjapankki helpottaa myös hallitusta, sillä osakkaalla on 1.10.2026 alkaen oikeus saada viipymättä jäljennös yhtiöllä olevasta huoneistoaan koskevasta asiakirjasta, jolla on merkitystä esimerkiksi kunnossapidon tai kustannusten arvioinnin kannalta. Myös huoneistokohtaiset tarkastusraportit kannattaa tallentaa niin, että ne löytyvät pyydettäessä.

Varaukset ja yhteystiedot

Saunavuoron, pesutuvan, kerhohuoneen, vieraspysäköinnin tai sähköauton latauspaikan voi varata sovelluksesta, mikä vähentää hallinnollista työtä. Huoltoyhtiön, päivystyksen ja isännöitsijän yhteystiedot löytyvät nopeasti. Hätätilanteessa soitetaan aina ensin hätänumeroon 112.

Sovellus vai verkkosivut

Verkkosivut sopivat julkiseen tiedottamiseen, taloyhtiön esittelyyn ja asunnonostajille. Sovellus palvelee asukkaiden ja osakkaiden arkea. Moni yhtiö tarvitsee molempia. Katso myös taloyhtiön verkkosivut.

Käyttöönotossa huomioitavaa

• Kaikki eivät käytä sovellusta. Tärkeät tiedotteet kannattaa edelleen kiinnittää myös porraskäytävään.
• Tietosuoja. Sovellukseen tallennetaan henkilötietoja, joten palveluntarjoajan kanssa on sovittava niiden käsittelystä ja säilyttämisestä. Kaikki asiakirjat eivät kuulu kaikkien asukkaiden nähtäville.
• Isännöitsijän vaihtuminen. Selvitä, mitä isännöintitoimisto jo tarjoaa ja miten tiedot siirtyvät, jos isännöitsijä vaihtuu.
• Vastuuhenkilö. Joku hallituksesta tai isännöitsijä huolehtii, että tiedot pysyvät ajan tasalla.
• Kustannukset. Kuukausimaksua kannattaa verrata siihen, paljonko sovellus säästää hallituksen ja isännöitsijän aikaa.

Hallitukselle tulee usein samoja kysymyksiä: milloin yhtiökokous on, missä remonttiohje on, miten vikailmoitus tehdään ja keneen otetaan yhteyttä vesivahingossa. Kun vastaukset löytyvät sovelluksesta, aikaa jää muuhun. Sovelluksen arvo syntyy kuitenkin vasta siitä, että ilmoituksiin reagoidaan ja tiedot pidetään ajan tasalla.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista tai teknistä neuvontaa.