Taloyhtiön isännöitsijä ja hallitus – näin yhteistyö toimii

Isännöitsijä on taloyhtiön tärkein asiantuntija ja hoitaa monia tehtäviä, mutta hallituksen vastuuta yhtiön hallinnosta ei voi siirtää hänelle. Hyvä yhteistyö perustuu selkeään työnjakoon, toimivaan tiedonkulkuun ja siihen, että päätösten etenemistä seurataan.

Mitä laki sanoo työnjaosta

Asunto-osakeyhtiölain (avautuu uuteen välilehteen) 7 luvun 17 §:n mukaan isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä vastaa myös siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty, ja hänen on annettava hallitukselle tiedot, joita se tarvitsee tehtäviensä hoitamiseen.

Päivittäistä hallintoa laajempiin toimiin isännöitsijä tarvitsee hallituksen valtuutuksen, ellei hallituksen päätöstä voida odottaa aiheuttamatta yhtiölle olennaista haittaa. Silloinkin hallitukselle on kerrottava toimista mahdollisimman pian. Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa ja käyttää niissä puhevaltaa, ellei hallitus päätä toisin. Hallitus voi myös erottaa isännöitsijän.

Hallituksen omista tehtävistä kerrotaan artikkelissa taloyhtiön hallituksen tehtävät.

Isännöitsijä valmistelee, hallitus päättää

Käytännössä hallitus asettaa tavoitteet, tekee päätökset ja seuraa niiden toteutumista. Isännöitsijä valmistelee päätökset, hankkii tarvittavat tiedot ja tarjoukset, kilpailuttaa palvelut hallituksen päätösten mukaisesti ja huolehtii toteutuksesta. Tarkemmin isännöitsijän tehtävät määräytyvät isännöintisopimuksesta, joten hallituksen kannattaa tuntea se: mitä peruspalkkioon sisältyy ja mitä laskutetaan erikseen.

Kun isännöitsijä tuo hallitukselle esityksen, on luontevaa kysyä, mitä vaihtoehtoja selvitettiin, miksi juuri tätä suositellaan, mitkä ovat suurimmat riskit ja miten ratkaisu vaikuttaa kustannuksiin tulevina vuosina. Kysymykset kuuluvat huolelliseen päätöksentekoon eikä hyvä isännöitsijä pidä niitä hankalina.

Seuranta kuuluu luottamukseen

Hallitus hoitaa omaa tehtäväänsä, kun se seuraa esimerkiksi

• etenevätkö päätetyt hankkeet suunnitellusti
• pysyvätkö kustannukset talousarviossa
• saako hallitus riittävästi tietoa päätöstensä tueksi
• reagoidaanko asukkaiden vikailmoituksiin riittävän nopeasti.

Tällainen seuranta on tavallista hyvää hallintoa. Isännöitsijän työtä helpottaa hallitus, joka tietää, mitä on päätetty ja mikä on vielä kesken.

Esimerkki: päätös, joka ei etene

Hallitus päättää teettää julkisivun kuntotutkimuksen ja asia kirjataan pöytäkirjaan. Puoli vuotta myöhemmin kukaan ei tiedä, missä vaiheessa asia on: tutkimusta ei ole tilattu eikä tarjouksia pyydetty. Syy ei välttämättä ole isännöitsijän. Usein ongelma on se, ettei päätösten etenemistä käydä läpi järjestelmällisesti. Ratkaisu on yksinkertainen: jokaisen kokouksen alussa käydään läpi avoimet asiat ja sovitaan, kuka tekee mitäkin seuraavaksi.

Isännöitsijäkään ei näe kaikkea

Isännöitsijä tuntee kiinteistön hyvin, mutta hän ei käy jokaisessa asunnossa eikä näe rakennuksen arkea kuten asukkaat. Ensimmäinen havainto viasta tulee usein asukkaalta, huoltoyhtiöltä, siivoojalta tai hallituksen jäseneltä. Tiedon pitää siksi kulkea kaikkiin suuntiin: asukkailta isännöitsijälle, isännöitsijältä hallitukselle ja hallitukselta takaisin asukkaille. Huoltoyhtiön roolista kerrotaan artikkelissa taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö.

Asuntojen sisäosien kunnosta isännöitsijällä on harvoin kattavaa tietoa. Huoneistokierroksen raportti on yksi tapa antaa sekä isännöitsijälle että hallitukselle sama kuva kaikista asunnoista. Lisää yhteistyöstä sivulla isännöitsijöille.

Rakenna yhteistyö tietoisesti

Vähintään kerran vuodessa hallituksen ja isännöitsijän kannattaa käydä yhdessä läpi vuoden tavoitteet, suunnitellut korjaukset, yhtiön suurimmat riskit, hallituksen tarvitsemat raportit ja tapa, jolla päätösten etenemistä seurataan. Kun odotukset ovat molemmille selvät, väärinkäsitykset vähenevät.

Yleisimmät kompastuskivet ovat tuttuja: oletetaan, että isännöitsijä vastaa myös hallituksen päätöksistä, isännöintisopimuksen sisältöä ei tunneta, päätösten toteutumista ei seurata ja hallitus kuulee ongelmasta vasta, kun se on jo syntynyt. Kaikkiin auttavat samat keinot: sopimus luetaan, avoimet asiat käydään läpi joka kokouksessa ja odotuksista puhutaan ääneen.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista tai teknistä neuvontaa.