Taloyhtiön päätöksenteko – hallituksen yleisimmät virheet

Hallituksen päätökset vaikuttavat rakennuksen kuntoon, talouteen ja asuntojen arvoon paljon pidempään kuin yksi hallituskausi kestää. Silti samat virheet toistuvat hallituksesta toiseen. Useimmat niistä eivät johdu osaamattomuudesta vaan kiireestä, puuttuvasta tiedosta tai siitä, ettei päätösten toteutumista seurata.

Kuka päättää mistäkin

Osakkaat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Hallitus huolehtii hallinnosta ja kiinteistönpidon järjestämisestä ja isännöitsijä hoitaa päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden mukaan. Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka ovat yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen epätavallisia tai laajakantoisia tai jotka vaikuttavat olennaisesti huoneistojen käyttöön tai osakkaiden maksuvelvollisuuteen. Siksi ensimmäinen kysymys on aina, käsitelläänkö asia oikeassa toimielimessä.

Mitä laki edellyttää päätöksiltä

Asunto-osakeyhtiölaki (avautuu uuteen välilehteen) ei kerro, millaisia päätöksiä hallituksen pitää tehdä, mutta se asettaa periaatteet, joiden mukaan ne tehdään:

• Huolellisuus. Hallituksen ja isännöitsijän on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Laki ei vaadi onnistuneita päätöksiä vaan huolellisesti valmisteltuja.
• Yhdenvertaisuus. Päätös ei saa tuottaa osakkaalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkaan kustannuksella. Kaikki päätökset eivät hyödytä jokaista samalla tavalla, mutta erolle on oltava hyväksyttävä peruste.
• Esteellisyys. Jäsen ei saa osallistua esimerkiksi omaa sopimustaan yhtiön kanssa koskevan asian käsittelyyn.
• Pöytäkirja. Hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirja, joka numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavasti.

Näistä ja henkilökohtaisesta korvausvastuusta kerrotaan tarkemmin artikkelissa hallituksen jäsenen vastuut.

Seitsemän tavallista virhettä

1. Pieneen vikaan reagoidaan liian myöhään

Pieni vuoto, irronnut kattopelti tai poikkeava haju kellarissa jätetään hoidettavaksi myöhemmin. Huomaamatta jääneen vuodon vesi voi kuitenkin muutamassa kuukaudessa levitä rakenteisiin, jolloin korjaus maksaa moninkertaisesti alkuperäiseen vikaan verrattuna.

2. Päätetään oletusten varassa

Ennen isoa hanketta kannattaa selvittää rakennuksen nykykunto, korjausvaihtoehdot, pitkän aikavälin kustannukset ja vaikutukset asumiseen. Tukena voi käyttää kuntoarvioita, kuntotutkimuksia ja pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelmaa. Lykkääminenkin on päätös: se on perusteltu, kun kunto ja riskit on arvioitu, mutta jos vesikaton tai salaojien kuntoa ei tunneta, lykkäämisen vaikutuksia on mahdoton arvioida.

3. Valitaan halvin tarjous katsomatta sisältöä

Useampi tarjous antaa mahdollisuuden vertailla työn sisältöä, materiaaleja, aikataulua, vastuita, takuuehtoja ja tarjoajan kokemusta. Halvin tarjous voi tulla kalliiksi, jos siitä puuttuu olennaisia töitä. Katso ohjeet tarjouskilpailuun.

4. Tieto ei kulje

Huoltomies havaitsee alkavan vaurion, mutta tieto ei päädy hallitukselle. Osakas ilmoittaa ongelmasta, mutta asia jää kirjaamatta. Kun jokainen havainto kirjataan ja käsitellään, hallitus näkee myös toistuvat ongelmat.

5. Perustelut jäävät kirjaamatta

Pöytäkirjaan kirjataan usein vain päätös. Muutaman vuoden päästä uusi hallitus ei tiedä, mitä selvityksiä tehtiin, mitä vaihtoehtoja arvioitiin ja miksi ratkaisuun päädyttiin. Kirjaa merkittävissä asioissa myös perustelut ja selvitykset, joihin päätös nojasi.

6. Osakkaille kerrotaan liian vähän

Jos suuri remontti alkaa ilman, että sen tavoitteet ja vaikutukset on avattu, seurauksena on helposti huhuja ja epäluottamusta. Osakkaiden pitää ymmärtää, miksi päätös tehtiin, mitä vaihtoehtoja harkittiin ja miten hanke etenee.

7. Päätöksen toteutumista ei seurata

Yllättävän usein hallitus päättää hankkeesta, mutta kukaan ei seuraa sen etenemistä. Käykää jokaisen kokouksen alussa läpi, mitä on päätetty, mitä on tehty ja tarvitaanko uusi päätös. Se vie muutaman minuutin.

Esimerkki: katto uusitaan ”kuitenkin pian”

Hallitus päättää uusia vesikaton viiden vuoden kuluttua. Sillä välin katolla havaitaan pieni vuoto, mutta korjausta siirretään, koska katto uusitaan pian joka tapauksessa. Vuoto pahenee ja rakenteisiin syntyy kosteusvaurio. Lopulta uusitaan vesikaton lisäksi osa yläpohjasta ja kustannukset kasvavat selvästi. Virhe ei ollut katon uusimisen ajoitus vaan se, ettei pieneen vuotoon reagoitu.

Tyypillisesti kalliit tilanteet syntyvät tällaisista ketjuista: korjaus siirtyy vuodella, tarkastus jää tekemättä, kosteushavainto päätetään katsoa myöhemmin eikä kunnossapitotarveselvitystä päivitetä. Yksikään näistä ei yksin aiheuta ongelmaa, mutta yhdessä ne voivat johtaa kiireellisiin korjauksiin, jotka olisi voinut tehdä suunnitellusti.

Kymmenen kysymystä ennen merkittävää päätöstä

1. Tunnemmeko rakennuksen todellisen tilanteen, vai perustuuko arvio oletuksiin?
2. Onko käytössä riittävät selvitykset, esimerkiksi kuntotutkimus?
3. Onko vaihtoehtoja vertailtu?
4. Mitkä ovat vaikutukset seuraavien vuosien aikana, ei vain ensi vuoden budjetissa?
5. Mitä tapahtuu, jos emme tee mitään?
6. Onko päätös koko yhtiön edun mukainen?
7. Tarvitaanko ulkopuolista asiantuntijaa?
8. Kuuluuko asia hallitukselle vai yhtiökokoukselle?
9. Onko joku jäsenistä asiassa esteellinen?
10. Voimmeko perustella päätöksen vielä viiden vuoden kuluttua?

Usein kysyttyä

Tarkoittaako hyvä päätös kalleinta ratkaisua?

Ei. Joskus edullisin ratkaisu on myös paras, mutta toisinaan suurempi alkuinvestointi pienentää pitkän aikavälin kustannuksia. Ratkaisevaa on, että vaihtoehdot on punnittu.

Voiko huono päätöksenteko lisätä korjauskustannuksia?

Voi. Jos päätöksiä tehdään ilman riittäviä selvityksiä tai välttämättömiä korjauksia lykätään ilman perusteltua syytä, ongelmat voivat laajentua. Mittareista ja vuoden rytmistä, joilla tätä voi ehkäistä, kerrotaan artikkelissa taloyhtiön johtaminen.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista tai teknistä neuvontaa.