Taloyhtiön tiedonhallinta yhdistää rakennuksen korjaushistorian, vikailmoitukset, kuntotutkimukset, huoltotiedot ja päätökset yhdeksi rakennuksen muistiksi. HUONEISTOKIERROS OY.

Taloyhtiön tiedonhallinta: Taloyhtiö tietää rakennuksestaan enemmän kuin yksikään ihminen – mutta missä tieto on?

Huoltomies muistaa kellarissa olleen vuodon.

Entinen hallituksen puheenjohtaja tietää, miksi vesikattoa paikattiin viisi vuotta sitten.

Isännöitsijällä on vanha kuntotutkimus.

Asukas muistaa, että hänen kylpyhuoneensa katossa oli joskus kosteusjälki.

Urakoitsijan raportissa mainitaan asia, jota kukaan nykyisessä hallituksessa ei ole koskaan nähnyt.

Kirjanpidosta löytyy neljä laskua saman viemärilinjan avaamisesta.

Huoltokirjassa on merkintä pumpun vaihdosta.

Vanhan hallituksen sähköpostissa on valokuva halkeamasta.

Taloyhtiöllä voi siis olla valtava määrä tietoa rakennuksestaan.

Mutta tässä on ongelma:

Tietääkö taloyhtiö oikeasti sen, minkä sen ihmiset ja järjestelmät tietävät?

Tässä kohtaa taloyhtiön tiedonhallinta muuttuu paljon suuremmaksi asiaksi kuin dokumenttien arkistoinniksi.

Kyse on rakennuksen muistista.

Mitä rakennuksessa on tapahtunut?

Mitä on tutkittu?

Mitä on korjattu?

Mitä ongelmia on toistunut?

Mitä päätettiin?

Miksi päätettiin?

Mitä pitäisi seurata tulevaisuudessa?

Ja ennen kaikkea:

Löytyykö tämä tieto silloin, kun seuraava hallitus tarvitsee sitä?

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta voi olla yksi eniten aliarvostetuista tavoista suojata miljoonien eurojen rakennusta.

Taloyhtiön tiedonhallinta ei tarkoita vain pilvipalvelua tai sähköistä arkistoa

Kun puhutaan tiedonhallinnasta, keskustelu menee helposti teknologiaan.

Mikä ohjelmisto?

Mikä huoltokirja?

Mihin kansioon dokumentit tallennetaan?

Ne ovat tärkeitä kysymyksiä.

Mutta taloyhtiön tiedonhallinta alkaa jo ennen ohjelmiston valintaa.

Ensin pitää tietää:

mitä tietoa taloyhtiössä syntyy
kuka tiedon tuottaa
mihin tieto tallennetaan
kuka sitä tarvitsee
miten tieto yhdistetään aikaisempaan historiaan
kuinka pitkään tieto säilytetään
miten tieto siirtyy henkilöiden vaihtuessa.

Taloyhtiön suurin tieto-ongelma ei välttämättä ole tiedon puute

Taloyhtiössä voi olla valtavasti dokumentteja.

Silti taloyhtiön tiedonhallinta voi olla heikkoa.

Miksi?

Koska tieto voi olla hajallaan.

Yksi raportti isännöitsijän järjestelmässä.

Toinen hallituksen jäsenen sähköpostissa.

Kolmas paperikansiossa.

Neljäs huoltoyhtiön järjestelmässä.

Viides urakoitsijan projektipankissa.

Kuudes jonkun entisen hallituksen jäsenen tietokoneella.

Dokumentin olemassaolo ei vielä tarkoita, että tieto on yhtiön käytettävissä.

Tieto on arvokasta vasta, kun se löytyy oikealla hetkellä

Kuvitellaan, että kellarissa havaitaan uusi kosteusjälki.

Vuonna 2021 samassa paikassa tutkittiin samanlainen havainto.

Raportti on olemassa.

Mutta kukaan ei löydä sitä.

Taloyhtiö tilaa uuden tutkimuksen täysin ilman aikaisempaa taustatietoa.

Vanha tieto ei ole kadonnut fyysisesti.

Se on kuitenkin käytännössä kadonnut päätöksenteosta.

Tämä on juuri sitä, mitä hyvä taloyhtiön tiedonhallinta pyrkii estämään.

Taloyhtiön tiedonhallinta on rakennuksen muistijärjestelmä

Rakennuksen elinkaari voi olla yli sata vuotta.

Hallituksen jäsenen toimikausi voi olla muutaman vuoden.

Isännöitsijä voi vaihtua.

Huoltoyhtiö voidaan kilpailuttaa.

Osakkaat muuttavat.

Urakoitsijat vaihtuvat.

Rakennus jää.

Siksi taloyhtiön tiedonhallinta ei saisi perustua henkilöiden muistiin.

Hiljainen tieto on arvokasta – mutta vaarallisen haavoittuvaa

Monessa taloyhtiössä on henkilö, joka “tietää kaiken”.

Hän muistaa:

miksi jokin remontti tehtiin
kuka työn teki
missä putkessa oli ongelma
mitä hallitus silloin keskusteli
mikä ratkaisu hylättiin
miksi tiettyä rakennusosaa seurataan.

Tällainen henkilö on yhtiölle arvokas.

Mutta hän on samalla tiedonhallintariski, jos tieto ei siirry yhtiön dokumentaatioon.

Kun hän muuttaa pois, sairastuu, eroaa hallituksesta tai yksinkertaisesti unohtaa yksityiskohdat, osa rakennuksen historiasta voi kadota.

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta muuttaa hiljaisen tiedon mahdollisuuksien mukaan yhtiön tiedoksi.

LAKI: mitä taloyhtiön tiedonhallinnasta oikeasti säädetään?

Tämä osio käsittelee lakisääteisiä velvollisuuksia ja oikeudellisia lähtökohtia. Huoneistokierroksen omat käytännön suositukset käsitellään myöhemmin erikseen.

Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole yhtä yleistä järjestelmää nimeltä taloyhtiön tiedonhallinta.

Lainsäädäntö sisältää kuitenkin useita velvollisuuksia, jotka käytännössä muodostavat osan taloyhtiön tiedollisesta muistista.

LAKI: hallitus vastaa hallinnon asianmukaisesta järjestämisestä

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Hallitus vastaa myös siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.

Tämä ei tarkoita, että hallituksen pitäisi itse tallentaa jokainen tiedosto tai ylläpitää kaikkia tietojärjestelmiä.

Se tarkoittaa hallinnon asianmukaisen järjestämisen vastuuta.

LAKI: yhtiökokouksen pöytäkirjat muodostavat pysyvää päätöshistoriaa

Yhtiökokouksesta on laadittava pöytäkirja.

Siihen merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset sekä muut asunto-osakeyhtiölain edellyttämät tiedot.

Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.

Tämä on olennainen osa taloyhtiön tiedonhallintaa.

Miksi pöytäkirjat ovat enemmän kuin hallinnollinen muodollisuus?

Viidentoista vuoden kuluttua voidaan joutua kysymään:

Miksi julkisivuremontti tehtiin tällä tavalla?

Päätettiinkö laina yhtiökokouksessa?

Mitä hankkeesta hyväksyttiin?

Milloin päätös tehtiin?

Hyvin laadittu pöytäkirja auttaa osoittamaan päätöshistorian.

Huonosti dokumentoidussa yhtiössä päätökset voivat muuttua vuosien kuluessa ihmisten tulkinnoiksi siitä, mitä “muistaakseni silloin päätettiin”.

LAKI: myös hallituksen pöytäkirjat on säilytettävä

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen kokouksista on laadittava pöytäkirja.

Myös hallituksen pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.

Osakkaalla ei kuitenkaan ole yleistä oikeutta saada kaikkia hallituksen pöytäkirjoja nähtäväkseen.

Osakkaalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistamiinsa osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkaaseen.

Taloyhtiön tiedonhallinta ei tarkoita, että kaikki tieto kuuluu kaikille

Tämä on tärkeä periaate.

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta ei tarkoita kaikkien dokumenttien avaamista kaikille osakkaille.

Yhtiöllä voi olla:

henkilötietoja
yksittäisten osakkaiden asioita
sopimuksiin liittyviä tietoja
oikeudellisesti arkaluonteista aineistoa
turvallisuuteen liittyviä tietoja.

Tiedon säilyttäminen, käyttöoikeus ja tiedon luovuttaminen ovat eri asioita.

LAKI: kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset muodostavat huoneistokohtaista historiaa

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen on ylläpidettävä luetteloa yhtiölle toimitetuista laissa tarkoitetuista kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista.

Ilmoitukset on säilytettävä luotettavasti osakehuoneistokohtaisesti.

Niiden sisältämät kunnossapito- ja muutostöitä koskevat tiedot toimitetaan lain edellyttämällä tavalla myös huoneistotietojärjestelmään.

Tämä on erittäin konkreettinen esimerkki lakisääteisestä taloyhtiön tiedonhallinnasta.

Miksi muutostyöhistoria on tärkeää?

Kuvitellaan asunto, jonka kylpyhuoneessa tehdään remontti vuonna 2026.

Vuonna 2038 huoneistossa havaitaan ongelma.

Silloin voi olla erittäin tärkeää tietää:

milloin remontti tehtiin
mitä yhtiölle ilmoitettiin
mitä yhtiö valvoi
mitä rakenteita muutettiin
mitä dokumentteja työstä on olemassa.

Rakennuksen historia muuttuu arvokkaaksi usein vasta vuosia sen jälkeen, kun tieto syntyi.

LAKI: kunnossapitotarveselvitys tarvitsee tietoa rakennuksesta

Varsinaisessa yhtiökokouksessa hallituksen on esitettävä kirjallinen selvitys sellaisesta seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeesta, joka vaikuttaa olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin huoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin.

Lisäksi esitetään selvitys yhtiössä tehdyistä huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden tekoajankohdista.

Tämä velvollisuus havainnollistaa hyvin, miksi taloyhtiön tiedonhallinta on käytännössä tärkeää.

Hallituksen on vaikea muodostaa perusteltua käsitystä tulevista kunnossapitotarpeista, jos rakennuksen historia, tutkimukset ja tekniset havainnot eivät ole käytettävissä.

Kunnossapitotarveselvitys ei korvaa tiedonhallintaa

Viiden vuoden selvitys on yksi dokumentti.

Sen taustalla voi kuitenkin olla:

kuntoarvioita
kuntotutkimuksia
huoltohistoriaa
vikailmoituksia
korjaushistoriaa
kulutustietoa
asiantuntijoiden lausuntoja.

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta auttaa säilyttämään tämän taustatiedon.

LAKI: rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje sisältää rakennuksen historiatietoa

Rakentamislain 139 § sisältää säännökset rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeesta.

Lain soveltamisalaan kuuluvissa tilanteissa käyttö- ja huolto-ohjeeseen sisältyvät muun muassa:

kiinteistön ja rakennuksen perustiedot
toteutumatiedot
rakennuksen historiatiedot
ylläpidon seurantatiedot
kunnossapitotarveselvityksen ja kunnossapitosuunnitelman edellyttämät tiedot.

Lain mukaan rakennuksen omistaja vastaa käyttö- ja huolto-ohjeen ajantasaisuudesta.

Tämä on hyvin lähellä taloyhtiön tiedonhallinnan ydintä:

rakennuksen pitää pystyä siirtämään historiaansa tulevaisuuteen.

LAKI: kirjanpitoaineistolla on omat säilytysaikansa

Taloyhtiö on myös kirjanpitovelvollinen.

Kirjanpitolain mukaan esimerkiksi tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Tilikauden tositteiden, liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon ja muun laissa tarkoitetun aineiston vähimmäissäilytysaika on yleensä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.

Taloyhtiön tiedonhallinta ei siis voi perustua ajatukseen, että kaikki aineisto voidaan poistaa heti sen jälkeen, kun tilinpäätös on hyväksytty.

Taloyhtiön tiedonhallinta ja isännöitsijän vaihtuminen

Isännöitsijän vaihtaminen on normaali osa taloyhtiön elämää.

Ongelma ei ole vaihtuminen.

Ongelma syntyy, jos yhtiön tieto on käytännössä sidottu yhteen palveluntarjoajaan tai henkilöön.

Mitä kaikkea pitäisi siirtyä?

Hyvässä taloyhtiön tiedonhallinnassa pitäisi tunnistaa ainakin:

yhtiön sopimukset
pöytäkirjat
tilinpäätökset
talousarviot
laina-asiakirjat
kuntoarviot ja kuntotutkimukset
korjaushankkeiden dokumentaatio
huoltokirjan tiedot
merkittävät vikahistoriat
osakkaiden muutostyöilmoitukset
takuuasiakirjat
piirustukset
käyttö- ja huolto-ohjeet
avoimet vahinko- ja reklamaatioasiat.

Pelkkä käyttäjätunnuksen luovuttaminen uuteen järjestelmään ei välttämättä vielä takaa, että koko yhtiön historia siirtyy ymmärrettävässä muodossa.

Taloyhtiön tiedonhallinta ja huoltoyhtiön vaihtuminen

Sama ongelma koskee huoltoyhtiötä.

Huoltoyhtiöllä voi olla vuosien ajalta valtavasti käytännön tietoa.

Työmääräykset voivat kertoa:

toistuvista ovivioista
viemäritukoksista
pumppujen häiriöistä
vuodoista
lämmitysongelmista
ilmanvaihdon poikkeamista.

Kun huoltoyhtiö vaihtuu, taloyhtiön tiedonhallinta ratkaisee, jääkö tämä historia yhtiölle vai katoaako käytännön muistia palveluntarjoajan mukana.

Työmääräys voi olla enemmän kuin laskun peruste

Vuonna 2026 tehty työmääräys voi auttaa ymmärtämään vuonna 2029 toistuvaa ongelmaa.

Siksi merkityksellisiä työmääräyksiä ei kannata nähdä vain hallinnollisina suoritteina.

Ne voivat olla rakennuksen teknistä dataa.

Taloyhtiön tiedonhallinta voi estää saman asian tutkimisen uudelleen

Ajatellaan julkisivussa olevaa halkeamaa.

Ensimmäinen asiantuntija tutkii sen vuonna 2022.

Toinen hallitus näkee halkeaman vuonna 2026.

Kukaan ei löydä vuoden 2022 raporttia.

Tilataan uusi selvitys.

Jos vanha raportti olisi löytynyt, uusi asiantuntija olisi voinut verrata:

Onko halkeama muuttunut neljässä vuodessa?

Vanha raportti ei siis ole vain menneisyyttä.

Se voi olla vertailupiste tulevaisuudelle.

Tässä hyvä taloyhtiön tiedonhallinta voi tuottaa suoraan parempaa päätöstietoa.

Taloyhtiön tiedonhallinta voi paljastaa toistuvat ongelmat

Yksi viemäritukos näyttää yhdeltä viemäritukokselta.

Seitsemän viemäritukosta samassa linjassa viiden vuoden aikana näyttää jo erilaiselta.

Mutta vain jos tieto pystytään yhdistämään.

Rakennuksen tieto pitäisi pystyä katsomaan aikajanalla

Esimerkiksi:

2023: viemärin avaus.

2024: uusi tukos.

2025: kuvaus ja puhdistus.

2026: kaksi uutta tukosta.

2027: kosteusjälki saman linjan läheisyydessä.

Tällainen aikajana voi olla huomattavasti arvokkaampi kuin viisi erillistä PDF-tiedostoa.

Juuri tässä taloyhtiön tiedonhallinta muuttuu arkistoinnista johtamiseksi.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: rakenna taloyhtiölle yksi tekninen muisti

Tästä eteenpäin kyse on Huoneistokierroksen käytännön suosituksista. Ne eivät sellaisinaan ole asunto-osakeyhtiölain määräämiä velvollisuuksia.

Huoneistokierros suosittelee, että taloyhtiön tiedonhallinta rakennetaan niin, että rakennuksen keskeinen tekninen historia voidaan nähdä yhdestä loogisesta kokonaisuudesta.

Tämä ei välttämättä tarkoita yhtä ohjelmistoa.

Se tarkoittaa yhtä sovittua järjestelmää.

Rakennusosakohtainen tieto on arvokkaampaa kuin dokumenttikaaos

Sen sijaan, että hallitus etsii 4 000 tiedoston joukosta oikeaa PDF:ää, tieto voidaan järjestää esimerkiksi:

vesikatto
julkisivu
parvekkeet
ikkunat ja ovet
käyttövesiputkisto
viemärit
lämmitys
ilmanvaihto
sähköjärjestelmä
hissit
piha ja kuivatus
huoneistojen märkätilät.

Jokaisen alle voidaan koota keskeinen historia.

Näin taloyhtiön tiedonhallinta alkaa muistuttaa rakennuksen sairauskertomusta.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: tallenna myös päätöksen peruste

Taloyhtiöissä tallennetaan päätöksiä.

Mutta aina ei tallenneta sitä, miksi päätös tehtiin.

Esimerkiksi:

“Vesikaton uusimista siirrettiin vuoteen 2029.”

Viiden vuoden päästä uusi hallitus kysyy:

Miksi?

Oliko asiantuntijan lausunto?

Oliko katto hyvässä kunnossa?

Eikö rahaa ollut?

Odotettiinko muuta remonttia?

Huoneistokierros suosittelee dokumentoimaan merkittävien teknisten ratkaisujen keskeisen perusteen.

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta säilyttää päätöksen lisäksi päätöksen logiikan.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: tee hallituksen vaihdosta tiedonsiirtotapahtuma

Uusi hallitus saa usein:

avaimet.

käyttäjätunnukset.

pöytäkirjat.

Ja sitten se aloittaa.

Huoneistokierros suosittelee, että hallituksen vaihtumisen yhteydessä tehdään myös tiedonsiirto.

Mitä uuden hallituksen pitäisi tietää?

Mitkä ovat rakennuksen viisi tärkeintä teknistä riskiä?
Mitä tällä hetkellä seurataan?
Mitä tutkimuksia on kesken?
Mitä remontteja valmistellaan?
Missä on avoimia takuukysymyksiä?
Mitkä viat ovat toistuneet?
Mitä pitäisi tehdä seuraavan 12 kuukauden aikana?

Tällainen taloyhtiön tiedonhallinta voi lyhentää uuden hallituksen oppimiskäyrää merkittävästi.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: dokumentoi havainto ennen kuin tulkitset sitä

Tekniseen tietoon liittyy myös toinen riski.

Havainto ja johtopäätös sekoittuvat.

Kirjaus:

“Rakenteessa on kosteusvaurio.”

voi olla liian vahva, jos mitään tutkimusta ei ole tehty.

Parempi tieto voi olla:

“Kellarin pohjoisseinällä havaittiin 28.8.2026 noin 30 cm leveä tumma jälki. Valokuva liitteenä. Asia ohjattu tekniseen arvioon.”

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta erottaa:

havainnon
asiantuntijan arvion
päätöksen
toimenpiteen
lopputuloksen.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: liitä kustannukset rakennuksen historiaan

Rakennuksesta voidaan tietää paljon enemmän, jos tekninen ja taloudellinen tieto yhdistetään.

Esimerkiksi:

A-rapun ulko-ovi

2024 – sulkimen korjaus 320 €
2025 – lukon korjaus 480 €
2026 – sulkimen korjaus 390 €
2026 – oven säätö 280 €
2027 – uusi vikailmoitus.

Nyt taloyhtiön tiedonhallinta kertoo muutakin kuin sen, mitä työ maksoi.

Se kertoo, että sama rakennusosa on aiheuttanut toistuvia tapahtumia.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: varmista tiedon omistajuus palveluntarjoajan vaihtuessa

Taloyhtiö voi ostaa palvelua isännöitsijältä, huoltoyhtiöltä, suunnittelijalta tai ohjelmistoyhtiöltä.

Mutta rakennuksen historia on yhtiölle strategisesti tärkeää tietoa.

Siksi sopimuksissa ja käytännöissä kannattaa miettiä:

mitä tietoa palvelun aikana syntyy
missä muodossa se voidaan siirtää
miten tieto luovutetaan sopimuksen päättyessä
säilyykö tiedoston rakenne ja historia
kuka vastaa siirron onnistumisesta.

Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta ei saisi loppua siihen, että palveluntarjoaja vaihtuu.

10 merkkiä siitä, että taloyhtiön tiedonhallinta ei ehkä ole kunnossa

1. Kukaan ei tiedä, missä viimeisin kuntotutkimus on

Raportti ehkä löytyy jostakin, mutta päätöksenteko ei voi perustua siihen.

2. Entinen puheenjohtaja on yhtiön tärkein tietokanta

Hiljainen tieto on keskittynyt yhdelle henkilölle.

3. Samoja ongelmia tutkitaan uudelleen ilman vanhoja raportteja

Rakennuksen historia ei seuraa mukana.

4. Huoltoyhtiön vaihtuessa vikahistoria katoaa

Uusi toimija aloittaa lähes tyhjältä pöydältä.

5. Kukaan ei tiedä, miksi vanha päätös tehtiin

Päätös löytyy mutta peruste ei.

6. Hallituksen dokumentit ovat jäsenten henkilökohtaisissa sähköposteissa

Tiedon jatkuvuus on epävarmaa.

7. Korjauksen jälkeen dokumentaatio jää urakoitsijalle

Yhtiöllä ei ole täydellistä loppuaineistoa.

8. Huoneistojen muutostyöhistoria on vaikeasti löydettävissä

Tiedon pitäisi säilyä myös omistajan vaihtuessa.

9. Vikailmoitukset ja kustannukset eivät yhdisty

Samaa ongelmaa voidaan käsitellä vuodesta toiseen uutena vikana.

10. Uusi hallitus joutuu aloittamaan joka vuosi lähes alusta

Tämä on ehkä selkein merkki siitä, että taloyhtiön tiedonhallinta kaipaa kehittämistä.

15 kysymystä hallitukselle taloyhtiön tiedonhallinnasta

Missä yhtiön tärkeimmät tekniset asiakirjat sijaitsevat?
Kuka vastaa niiden ajantasaisuudesta käytännössä?
Löytyvätkö vanhat kuntoarviot ja kuntotutkimukset?
Löytyykö rakennuksen merkittävä korjaushistoria?
Onko huoneistokohtainen muutostyöhistoria hallinnassa?
Säilyvätkö työmääräykset ja merkittävät vikahavainnot?
Voidaanko samaan rakennusosaan liittyvät tapahtumat löytää helposti?
Onko tärkeillä havainnoilla päivämäärä ja sijainti?
Tallennetaanko merkittävien päätösten perusteita?
Miten tieto siirtyy hallituksen vaihtuessa?
Miten tieto siirtyy isännöitsijän vaihtuessa?
Miten tieto siirtyy huoltoyhtiön vaihtuessa?
Onko palveluntarjoajilta saatavissa yhtiön aineisto käyttökelpoisessa muodossa?
Onko käyttöoikeudet rajattu asianmukaisesti?
Jos nykyiset avainhenkilöt poistuisivat huomenna, paljonko rakennuksen tietoa lähtisi heidän mukanaan?

Taloyhtiön tiedonhallinta ei tarkoita kaiken säilyttämistä ikuisesti

Hyvä tiedonhallinta ei tarkoita sitä, että jokainen sähköposti ja turha tiedosto säilytetään ikuisesti.

Myös tarpeeton tieto aiheuttaa ongelmia.

Oikea dokumentti voi hukkua tuhansien epäolennaisten tiedostojen joukkoon.

Siksi taloyhtiön tiedonhallinta tarvitsee myös rakennetta.

Mitä säilytetään lain perusteella?

Mitä säilytetään rakennuksen pitkäaikaisen historian vuoksi?

Mitä voidaan poistaa?

Kuka päättää?

Miten henkilötiedot huomioidaan?

Kuinka tieto löydetään?

Hyvä arkisto ei ole suuri arkisto.

Se on käyttökelpoinen arkisto.

Taloyhtiön tiedonhallinta voi olla tulevaisuudessa yksi tärkeimmistä johtamisen työkaluista

Rakennuksista syntyy jatkuvasti enemmän tietoa.

Huolto.

Kulutus.

Korjaukset.

Sensorit.

Vikailmoitukset.

Kuntotutkimukset.

Taloustieto.

Huoneistojen muutostyöt.

Ongelma ei tulevaisuudessa välttämättä ole tiedon puute.

Ongelma voi olla se, ettei taloyhtiö pysty muodostamaan tiedosta kokonaiskuvaa.

Hyvin toteutettu taloyhtiön tiedonhallinta voi yhdistää rakennuksen menneisyyden, nykytilan ja tulevat tarpeet samaan tilannekuvaan.

Yhteenveto: taloyhtiö tietää enemmän kuin yksikään ihminen – jos tieto ei katoa ihmisten mukana

Taloyhtiössä syntyy vuosikymmenten aikana valtava määrä tietoa.

Jokainen korjaus kertoo jotain.

Jokainen tutkimus kertoo jotain.

Jokainen merkittävä vikailmoitus kertoo jotain.

Jokainen työmääräys voi kertoa jotain.

Jokainen päätös muodostaa osan rakennuksen historiasta.

Mutta taloyhtiön tiedonhallinta ratkaisee, muuttuuko tämä tieto yhtiön muistiksi vai irrallisiksi tiedostoiksi.

Lainsäädäntö asettaa useita konkreettisia velvollisuuksia esimerkiksi pöytäkirjojen, kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten, kirjanpitoaineiston sekä käyttö- ja huolto-ohjeeseen kuuluvien tietojen säilyttämisestä ja ylläpitämisestä.

Huoneistokierroksen suositus menee pidemmälle.

Älkää säilyttäkö vain dokumentteja.

Säilyttäkää rakennuksen tarina.

Mitä tapahtui?

Missä?

Milloin?

Mitä siitä pääteltiin?

Mitä tehtiin?

Palasiko ongelma?

Mitä se maksoi?

Mitä pitäisi seurata seuraavaksi?

Kun tähän pystytään vastaamaan, taloyhtiön tiedonhallinta ei ole enää arkistointia.

Se on tiedolla johtamista.

Ja ehkä kaikkein tärkein kysymys hallitukselle kuuluu:

Jos kaikki nykyiset avainhenkilöt vaihtuisivat huomenna, muistaisiko taloyhtiö edelleen oman rakennuksensa historian?

Usein kysytyt kysymykset taloyhtiön tiedonhallinnasta

Mitä taloyhtiön tiedonhallinta tarkoittaa?

Taloyhtiön tiedonhallinta tarkoittaa tässä artikkelissa taloyhtiön hallinnollisen, taloudellisen ja rakennusteknisen tiedon järjestelmällistä keräämistä, säilyttämistä, päivittämistä, löytämistä ja hyödyntämistä. Kyse ei ole asunto-osakeyhtiölaissa tällä nimellä määritellystä yhdestä pakollisesta järjestelmästä.

Mitä asiakirjoja taloyhtiön pitää säilyttää?

Säilytysvelvollisuudet riippuvat asiakirjasta. Esimerkiksi asunto-osakeyhtiölaki edellyttää yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjojen säilyttämistä luotettavasti. Kirjanpitolaki puolestaan sisältää omat määräaikansa tilinpäätösten, kirjanpitojen, tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämiselle.

Pitääkö hallituksen pöytäkirjat säilyttää?

Kyllä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.

Saako osakas nähdä kaikki hallituksen pöytäkirjat?

Ei ole yleistä oikeutta kaikkiin hallituksen pöytäkirjoihin. Osakkaalla on kuitenkin oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen osakkeisiinsa perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkaaseen.

Mitä tapahtuu taloyhtiön tiedoille isännöitsijän vaihtuessa?

Yhtiön toiminnan jatkuvuuden kannalta tarvittavan aineiston pitää käytännössä siirtyä asianmukaisesti. Huoneistokierros suosittelee, että taloyhtiön tiedonhallinta ja aineiston luovutus määritellään jo palvelusopimuksissa ja vaihdostilanteeseen laaditaan erillinen tarkistuslista.

Pitääkö osakkaiden remontti-ilmoitukset säilyttää?

Kyllä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen on ylläpidettävä luetteloa lain tarkoittamista kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista, ja ilmoitukset on säilytettävä luotettavasti osakehuoneistokohtaisesti.

Onko huoltokirja sama asia kuin taloyhtiön tiedonhallinta?

Ei. Huoltokirja tai käyttö- ja huolto-ohje voi olla erittäin tärkeä osa taloyhtiön tiedonhallintaa, mutta kokonaisuuteen voi kuulua myös päätöshistoriaa, taloustietoa, tutkimuksia, muutostyöilmoituksia, vikahistoriaa ja korjaushankkeiden dokumentaatiota.

Miksi vanhoja kuntotutkimuksia kannattaa säilyttää?

Vanha tutkimus voi toimia myöhemmin vertailutietona. Uutta havaintoa voidaan verrata aikaisempaan tilanteeseen, jolloin muutoksen arviointi voi olla helpompaa.

Kannattaako kaikki taloyhtiön tieto tallentaa samaan järjestelmään?

Ei välttämättä. Huoneistokierroksen suositus on ennen kaikkea muodostaa selkeä kokonaisuus, jossa tiedon sijainti, omistajuus, käyttöoikeus ja löydettävyys on määritelty. Tekninen toteutus voi koostua useista järjestelmistä.

Miksi taloyhtiön tiedonhallinta on osakkaalle tärkeää?

Koska yhtiön päätökset, korjaukset, tutkimukset ja rakennuksen historia voivat vaikuttaa tuleviin kustannuksiin, kunnossapitoon ja asunto-osakkeen ympärillä olevan omaisuuden hallintaan. Hyvä taloyhtiön tiedonhallinta auttaa päätöksentekijöitä käyttämään aikaisemmin syntynyttä tietoa sen sijaan, että jokainen hallitus aloittaisi lähes alusta.

LAKI JA HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUKSET – selkeä ero

LAKI

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnon sekä kiinteistön ja rakennusten pidon asianmukaisesta järjestämisestä.
Yhtiökokouksesta on laadittava pöytäkirja, joka numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla.
Hallituksen kokouksista on laadittava pöytäkirjat, jotka numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla.
Osakkaalla ei ole yleistä oikeutta kaikkiin hallituksen pöytäkirjoihin, mutta hänellä on oikeus saada laissa tarkoitetuissa tilanteissa tieto häntä koskevasta hallituksen päätöksestä.
Hallituksen on ylläpidettävä luetteloa yhtiölle toimitetuista lain tarkoittamista kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista.
Kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset on säilytettävä luotettavasti osakehuoneistokohtaisesti.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa on esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys seuraavan viiden vuoden olennaisista kunnossapitotarpeista sekä selvitys huomattavista tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä.
Rakentamislain 139 §:n soveltamisalaan kuuluvassa käyttö- ja huolto-ohjeessa on muun muassa rakennuksen historia- ja ylläpidon seurantatietoja, ja rakennuksen omistaja vastaa ohjeen ajantasaisuudesta.
Kirjanpitolaki sisältää omat vähimmäissäilytysaikansa kirjanpitoaineistolle.
Lainsäädäntö ei määrittele yhtä yleistä pakollista tietojärjestelmää nimeltä taloyhtiön tiedonhallinta.

HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUKSET

Rakenna rakennukselle pitkäaikainen tekninen muisti.
Järjestä tieto rakennusosittain eikä vain tiedostotyypeittäin.
Dokumentoi merkittävien teknisten päätösten perusteet.
Tee hallituksen vaihtumisesta järjestelmällinen tiedonsiirtotapahtuma.
Varmista isännöitsijän ja huoltoyhtiön vaihtuessa, että rakennuksen historia siirtyy yhtiölle käyttökelpoisessa muodossa.
Yhdistä toistuvat vikahavainnot aikajanaksi.
Yhdistä merkittävät huoltokustannukset rakennusosiin ja vikahistoriaan.
Erottele havainnot, asiantuntija-arviot, päätökset ja toteutetut toimenpiteet toisistaan.
Tallenna merkittäviin havaintoihin päivämäärä, sijainti ja tarvittaessa valokuva.
Määritä tiedon omistajuus ja siirtomenettely palvelusopimuksissa.
Älä anna rakennuksen keskeisen historian jäädä yhden henkilön sähköpostiin tai muistin varaan.
Arvioi säännöllisesti, löytyykö päätöksenteossa tarvittava tieto nopeasti.

Oikeudellinen ja tekninen huomautus

Tämä artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä yksittäistä asunto-osakeyhtiötä koskevaa oikeudellista, tietosuoja-, kirjanpito- tai rakennusteknistä neuvontaa.

Eri asiakirjojen säilytysajat, käyttöoikeudet, luovuttaminen ja henkilötietojen käsittely riippuvat asiakirjan sisällöstä, käyttötarkoituksesta ja sovellettavasta lainsäädännöstä.

Kaikkea taloyhtiössä syntyvää aineistoa ei tule automaattisesti säilyttää pysyvästi eikä kaikkea yhtiön hallussa olevaa tietoa voida luovuttaa kaikille osakkaille.

Huoneistokierroksen tässä artikkelissa esittämät rakennusosakohtainen tekninen muisti, hallituksen tiedonsiirtomalli, tapahtuma-aikajana, kustannustiedon yhdistäminen vikahistoriaan ja muut vastaavat toimintamallit ovat Huoneistokierroksen käytännön suosituksia eivätkä sellaisinaan lakisääteisiä velvollisuuksia.

Lähteet

Huomautus

Tämän artikkelin asunto-osakeyhtiölakia koskevat osuudet perustuvat kirjoitushetkellä voimassa olevaan lainsäädäntöön ja yleisiin hyvän hallinnon periaatteisiin. Huoneistokierroksen suositukset on merkitty erikseen, ja ne perustuvat käytännön kokemukseen ennakoivasta kiinteistön kunnossapidosta ja päätöksenteon kehittämisestä. Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä yksittäistapauksia koskevaa oikeudellista neuvontaa.

Tämä artikkeli perustuu kirjoitushetkellä voimassa olevaan asunto-osakeyhtiölakiin, konkurssilakiin sekä viranomaisten ja alan järjestöjen julkaisemaan yleiseen ohjeistukseen.

Artikkelissa erotetaan toisistaan:

Lakiin perustuvat velvoitteet, jotka sitovat asunto-osakeyhtiötä ja sen toimielimiä, sekä
Huoneistokierroksen käytännön suositukset, joiden tarkoituksena on auttaa taloyhtiöitä tunnistamaan riskejä ja edistämään ennakoivaa kunnossapitoa.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa yksittäiseen taloyhtiöön sovellettavaa oikeudellista neuvontaa, teknistä asiantuntija-arviota tai isännöitsijän, tilintarkastajan tai muun asiantuntijan antamaa tapauskohtaista ohjeistusta.

Tietojen oikeellisuus

Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.

Hyödyllistä lisätietoa:

Tarvitsetko asiantuntijan näkemyksen taloyhtiösi kunnosta?

Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.

Hyvä taloyhtiön johtaminen perustuu luotettavaan tietoon. Mitä aikaisemmin mahdolliset riskit tunnistetaan, sitä paremmin kunnossapitoa voidaan suunnitella ja ennakoimattomia kustannuksia välttää.

Huoneistokierros tarjoaa taloyhtiöille riippumattomia asiantuntijapalveluita, joiden tavoitteena on tukea hallitusta, isännöitsijää ja osakkaita päätöksenteossa sekä rakennuksen pitkäjänteisessä ylläpidossa.

Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.

Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.