Taloyhtiön laskujen tarkastus: Taloyhtiösi maksaa satoja laskuja vuodessa – mutta kuka tarkistaa, maksatetaanko sama ongelma uudelleen ja uudelleen?
250 euroa.
Huoltokäynti.
Seuraavassa kuussa 290 euroa.
Uusi huoltokäynti.
Kolmen kuukauden päästä 340 euroa.
Taas sama porraskäytävän ovi.
Yksikään lasku ei yksinään näytä erityisen suurelta.
Kaikki työt voivat olla aidosti tehtyjä, asianmukaisesti tilattuja ja oikein laskutettuja.
Mutta viiden käynnin jälkeen hallituksen pitäisi ehkä kysyä jotain muuta kuin:
“Onko tämä lasku oikein?”
Pitäisikö kysyä:
“Miksi samasta asiasta tulee jatkuvasti uusia laskuja?”
Tässä on taloyhtiön laskujen tarkastus aivan uudesta näkökulmasta.
Laskun tarkastaminen ei parhaimmillaan tarkoita vain sitä, että tarkistetaan summa, päivämäärä ja hyväksyjä.
Taloyhtiön kannalta yhtä kiinnostavaa voi olla nähdä, muodostavatko yksittäiset laskut yhdessä jonkin suuremman ilmiön.
Sama viemäri avataan neljä kertaa vuodessa.
Sama ulko-ovi korjataan kuuden kuukauden välein.
Sama pumppu aiheuttaa jatkuvasti huoltokäyntejä.
Samaan kosteusjälkeen palataan uudelleen.
Yksittäisinä laskuina kaikki näyttää normaalilta.
Aikajanalla tilanne voi näyttää täysin erilaiselta.
Hyvä taloyhtiön laskujen tarkastus voi siksi olla muutakin kuin taloushallintoa.
Se voi olla myös rakennuksen vikahistorian, palvelujen laadun ja kunnossapidon johtamisen väline.
Taloyhtiön laskujen tarkastus – mitä oikeastaan pitäisi tarkistaa?
Taloyhtiössä syntyy vuodessa suuri määrä laskuja.
Niitä voi tulla esimerkiksi:
- huoltoyhtiöltä
- siivousyritykseltä
- sähköurakoitsijalta
- LVI-urakoitsijalta
- hissihuollolta
- jätehuollosta
- energiayhtiöltä
- vakuutusyhtiöltä
- isännöinnistä
- asiantuntijoilta
- korjausurakoitsijoilta.
Taloyhtiön laskujen tarkastus tarkoittaa käytännössä sen varmistamista, että yhtiölle tuleva lasku liittyy yhtiölle kuuluvaan menoon ja vastaa sovittua tai tilattua palvelua.
Mutta tässä artikkelissa tarkastelua viedään pidemmälle.
Oikein laskutettu lasku voi silti kertoa huonosti toimivasta kokonaisuudesta.
Oikea lasku ei automaattisesti tarkoita järkevää kustannusta
Kuvitellaan, että huoltoyhtiö käy viisi kertaa korjaamassa samaa ovea.
Jokaisella kerralla:
- työ on tilattu
- huoltomies on käynyt paikalla
- työaika on oikein
- varaosa on käytetty
- lasku vastaa sopimusta.
Kirjanpidollisesti kaikki voi olla kunnossa.
Mutta rakennuksen kunnossapidon näkökulmasta pitäisi kysyä:
Miksi ovi rikkoutuu jatkuvasti?
Tässä kohtaa taloyhtiön laskujen tarkastus muuttuu kustannusten hyväksymisestä kustannusten ymmärtämiseksi.
Taloyhtiön laskujen tarkastus voi paljastaa toistuvan vian
Taloyhtiön huoltolaskut muodostavat samalla eräänlaisen rakennuksen tapahtumahistorian.
Jos tieto osataan yhdistää.
Ajatellaan viemäriä:
Tammikuu: viemärin avaus 380 €.
Maaliskuu: viemärin avaus 420 €.
Heinäkuu: viemärin avaus 390 €.
Lokakuu: viemärin avaus 450 €.
Yhteensä 1 640 euroa.
Jokainen lasku voi olla täysin oikea.
Mutta neljäs lasku kertoo jo ehkä jotain muuta.
Ensimmäinen lasku on kustannus – viides voi olla dataa
Hyvä taloyhtiön laskujen tarkastus voi auttaa tunnistamaan:
- toistuvia vikakohteita
- jatkuvasti korjattavia laitteita
- poikkeuksellisen paljon huoltoa vaativia järjestelmiä
- palveluita, joiden kustannukset kasvavat
- rakennuksen osia, joiden korjaaminen pitäisi ehkä arvioida uudella tavalla.
Toistuvuus ei vielä todista, että aikaisemmat korjaukset olisi tehty huonosti.
Syynä voi olla esimerkiksi rakennusosan ikä, käyttötapa, rakenteellinen ongelma tai täysin toisistaan riippumattomat tapahtumat.
Mutta toistuvuus on peruste kysyä.
LAKI: kuka vastaa taloyhtiön varainhoidon valvonnasta?
Tämä osio käsittelee lakisääteisiä lähtökohtia. Huoneistokierroksen omat suositukset käsitellään myöhemmin erikseen.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.
Hallitus vastaa lisäksi siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Tämä on olennainen lähtökohta myös taloyhtiön laskujen tarkastukselle.
LAKI: hallituksen ei tarvitse itse kirjata jokaista laskua
Hallituksen vastuu ei tarkoita sitä, että hallituksen puheenjohtajan tai jokaisen hallituksen jäsenen pitäisi henkilökohtaisesti tarkistaa jokainen laskurivi tai kirjata laskut kirjanpitoon.
Keskeistä on, että taloushallinnon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Käytännön prosessit voivat olla erilaisia eri yhtiöissä.
Yhtiöllä voi olla esimerkiksi:
- isännöintiyrityksen taloushallinto
- ulkopuolinen kirjanpitäjä
- sähköinen laskujen hyväksymisjärjestelmä
- hallituksen määrittämät hyväksymiskäytännöt.
LAKI ei määrää yhtä tiettyä laskujen hyväksymismallia kaikille taloyhtiöille
Asunto-osakeyhtiölaki ei sisällä yhtä yleistä menettelyä, jonka mukaan esimerkiksi kaikkien taloyhtiöiden jokainen lasku pitäisi hyväksyttää kahdella hallituksen jäsenellä.
Yhtiön pitää kuitenkin järjestää kirjanpito ja varainhoito sekä niiden valvonta asianmukaisesti.
Siksi taloyhtiön laskujen tarkastus tulee järjestää yhtiön olosuhteisiin sopivalla tavalla.
LAKI: mikä on isännöitsijän vastuu taloudessa?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä yhtiön muusta päivittäisestä hallinnosta hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Isännöitsijä vastaa lisäksi siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Hallitus ja isännöitsijä eivät siis ole taloushallinnossa sama asia.
Hallituksella on valvonnan järjestämiseen liittyvä vastuu.
Isännöitsijällä on oma lakisääteinen vastuunsa kirjanpidon ja varainhoidon järjestämisessä.
Taloyhtiön laskujen tarkastus ei saa perustua oletukseen “joku muu varmasti tarkistaa”
Tämä on käytännössä tärkeä ajattelutapa.
Hallituksen ei pitäisi olettaa:
“Isännöitsijä varmasti katsoo.”
Isännöitsijän ei puolestaan pitäisi joutua toimimaan järjestelmässä, jossa epäselviä hyväksymisvastuita ei ole määritelty.
Hyvä prosessi kertoo:
- kuka asiatarkastaa laskun
- kuka hyväksyy laskun
- mihin sopimukseen tai tilaukseen lasku perustuu
- miten poikkeavat laskut käsitellään
- miten merkittävät ylitykset tuodaan hallituksen tietoon.
LAKI: tilintarkastus ja toiminnantarkastus eivät ole sama asia kuin päivittäinen laskujen tarkastus
Taloyhtiössä voi olla tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti.
Toiminnantarkastuksen sisältöön kuuluu yhtiön talouden ja hallinnon tarkastaminen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla.
Tilintarkastus puolestaan toteutetaan tilintarkastuslain ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti.
Mutta tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja ei tarkoita sitä, että taloyhtiön päivittäinen laskujen hyväksymisprosessi olisi tarpeeton.
Jälkikäteinen tarkastus ei korvaa toimivaa päivittäistä prosessia
Taloyhtiön laskujen tarkastus tapahtuu käytännössä jatkuvasti tilikauden aikana.
Tilintarkastus ja toiminnantarkastus ovat eri tasoinen valvontamekanismi.
Siksi ei ole hyvä toimintamalli ajatella:
“Tilintarkastaja huomaa kyllä, jos jokin on pielessä.”
Yhtiön oman varainhoidon valvonnan pitäisi toimia jo ennen sitä.
Taloyhtiön laskujen tarkastus: yksi lasku vastaan kokonaisuus
Taloyhtiö maksaa esimerkiksi 260 euroa porraskäytävän oven korjauksesta.
Summa on pieni suhteessa miljoonien eurojen rakennukseen.
Siksi kukaan ei ehkä kiinnitä siihen erityistä huomiota.
Mutta jos saman oven laskuja kertyy vuodessa:
260 € + 310 € + 290 € + 370 € + 280 € = 1 510 €.
Nyt kysymys muuttuu.
Olisiko ongelma pitänyt ratkaista toisella tavalla?
Tässä taloyhtiön laskujen tarkastus voi antaa hallitukselle täysin uuden näkymän.
Älä kysy vain “onko lasku oikein?”
Kysy myös:
- onko sama kohde laskutettu aikaisemmin
- kuinka monta käyntiä samaan ongelmaan on tehty
- paljonko kustannuksia on kertynyt vuoden aikana
- onko alkuperäinen syy selvitetty
- olisiko pysyvämpi korjaus taloudellisesti perusteltu.
Taloyhtiön laskujen tarkastus voi paljastaa palvelusopimuksen ongelman
Kaikki toistuvat laskut eivät liity rakennusvikaan.
Joskus kysymys voi olla sopimuksesta.
Huoltosopimukseen saattaa sisältyä tiettyjä töitä ja toiset työt laskutetaan erikseen.
Jos hallitus ei tunne sopimuksen sisältöä, lisälaskut voivat näyttää yllättäviltä.
Mistä taloyhtiö oikeastaan maksaa kuukausittain?
Ajatellaan huoltoyhtiötä.
Taloyhtiö maksaa kuukausittaista perusmaksua.
Sen lisäksi tulee erillislaskuja.
Hyvä taloyhtiön laskujen tarkastus voi kysyä:
- mitä perusmaksuun sisältyy
- mitkä työt ovat lisätöitä
- onko lisätyö hyväksytty
- vastaako laskutettu tuntimäärä tehtyä työtä
- ovatko materiaalit sopimuksen mukaisesti laskutettuja.
Tämä ei tarkoita epäluottamusta palveluntarjoajaan.
Selkeä sopimus ja selkeä laskutus suojaavat myös palveluntarjoajaa epäselviltä odotuksilta.
Taloyhtiön laskujen tarkastus ja pienet laskut – missä suurin riski voi piillä?
Miljoonan euron urakka saa hallituksen huomion.
350 euron huoltolasku ei välttämättä saa.
Mutta juuri pienet laskut voivat muodostaa vuosien aikana suuren kokonaisuuden.
Kymmenen 300 euron laskua on 3 000 euroa.
Sata 300 euron laskua on 30 000 euroa.
Taloyhtiön taloudessa olennaista ei siis ole vain yksittäisen laskun koko.
Toistuvuus voi olla tärkeämpi tieto kuin euromäärä
Taloyhtiön laskujen tarkastus muuttuu kiinnostavaksi silloin, kun laskut yhdistetään:
- kohteeseen
- vikatyyppiin
- urakoitsijaan
- ajankohtaan
- työmääräykseen
- korjaushistoriaan.
Yksittäinen lasku kertoo kustannuksesta.
Yhdistetty tieto kertoo ilmiöstä.
Taloyhtiön laskujen tarkastus ja osakkaan tiedonsaanti
Osakkaalla ei ole automaattisesti rajatonta yleistä oikeutta päästä selaamaan kaikkia yhtiön laskuja ja hallinnon asiakirjoja milloin tahansa.
Osakkaalla on kuitenkin asunto-osakeyhtiölain mukainen kyselyoikeus yhtiökokouksessa.
Hallituksen ja isännöitsijän on osakkaan pyynnöstä annettava tarkempia tietoja seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin.
Kun kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä, kyselyoikeus ulottuu myös yhtiön taloudelliseen asemaan yleisemmin.
Tietoja ei kuitenkaan tarvitse antaa, jos niiden antamisesta aiheutuisi yhtiölle olennaista haittaa.
Osakas voi kysyä kustannuksista yhtiökokouksessa
Osakas voi siis esimerkiksi kysyä:
“Miksi huoltokustannukset nousivat viime vuonna?”
Tai:
“Miksi tämän rakennusosan korjauskustannukset toistuvat?”
Jos vastaamiseen tarvittavaa tietoa ei ole kokouksessa käytettävissä, asunto-osakeyhtiölaki sisältää menettelyn kirjallisen vastauksen antamisesta myöhemmin.
HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: tee taloyhtiön laskujen tarkastuksesta kaksitasoinen
Tästä eteenpäin kyse on Huoneistokierroksen omista käytännön suosituksista. Ne eivät sellaisinaan ole asunto-osakeyhtiölain määräämiä velvollisuuksia.
Huoneistokierros suosittelee tarkastelemaan laskuja kahdella tasolla.
Taso 1: onko lasku oikein?
Tarkistetaan esimerkiksi:
- toimittaja
- summa
- laskutusperuste
- tilaus
- sopimus
- tehty työ
- hyväksyntä.
Taso 2: miksi tämä lasku syntyi?
Tässä tarkastellaan:
- onko sama ongelma esiintynyt aikaisemmin
- kuinka paljon sama kohde on maksanut vuoden aikana
- onko vian juurisyy selvitetty
- onko pysyvämpi ratkaisu mahdollinen
- kertooko lasku laajemmasta kunnossapitotarpeesta.
Tässä toisessa tasossa taloyhtiön laskujen tarkastus muuttuu johtamisen työkaluksi.
HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: anna laskulle kohdetunnus
“Huoltotyö 375 €” kertoo hyvin vähän.
“A-rapun ulko-ovi – suljin – 375 €” kertoo enemmän.
Jos jokainen lasku tai työmääräys voidaan yhdistää tiettyyn rakennusosaan tai kohteeseen, myöhemmin voidaan nähdä:
A-rapun ulko-ovi:
- 2024: 240 €
- 2025: 680 €
- 2026: 1 420 €
Nyt hallitus näkee muutoksen.
Huoneistokierroksen näkökulmasta juuri tällainen taloyhtiön laskujen tarkastus voi tuottaa aidosti hyödyllistä teknistä tietoa.
HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: tee toistuvista laskuista hälytys
Huoneistokierros suosittelee yksinkertaista sääntöä:
Jos samaan kohteeseen tulee useita korjauslaskuja lyhyen ajan sisällä, asia nostetaan erikseen tarkasteltavaksi.
Ei siksi, että lasku olisi epäilyttävä.
Vaan siksi, että toistuvuus voi tarkoittaa, että ongelmaa hoidetaan oireena.
Kolmas käynti voi olla oikea hetki kysyä miksi
Taloyhtiö voi määrittää oman käytäntönsä esimerkiksi niin, että tiettyyn kohteeseen liittyvät toistuvat vikakäynnit tuodaan hallituksen tai isännöinnin erilliseen tarkasteluun.
Kynnys riippuu luonnollisesti:
- kohteesta
- kustannuksesta
- riskistä
- rakennuksen iästä
- vian luonteesta.
HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: yhdistä lasku vikahistoriaan
Taloyhtiöllä voi olla erikseen:
- huoltokirja
- vikailmoitukset
- laskut
- isännöinnin järjestelmä
- hallituksen pöytäkirjat.
Ongelma syntyy, jos nämä eivät keskustele keskenään.
Huoneistokierros suosittelee, että merkittävät ja toistuvat kustannukset voidaan yhdistää rakennuksen vikahistoriaan.
Silloin taloyhtiön laskujen tarkastus voi näyttää esimerkiksi:
Viemärilinja B:
5 tukosta → 5 työmääräystä → 5 laskua → yhteensä 2 480 €.
Tässä kohtaa voidaan arvioida, tarvitaanko teknistä selvitystä.
HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUS: seuraa 10 suurinta toistuvaa kulukohdetta
Hallituksen ei tarvitse analysoida jokaista 12 euron kulua.
Huoneistokierros suosittelee keskittymään olennaiseen.
Esimerkiksi kerran tai kaksi vuodessa voidaan tarkastella:
- eniten kustannuksia aiheuttaneet vikakohteet
- useimmin toistuneet huoltokäynnit
- nopeimmin kasvaneet kustannusryhmät
- poikkeukselliset lisälaskut
- palvelusopimusten ulkopuoliset työt.
Tällainen taloyhtiön laskujen tarkastus voi auttaa hallitusta suuntaamaan huomionsa sinne, missä rahaa todella kuluu.
10 kysymystä hallitukselle taloyhtiön laskujen tarkastuksesta
1. Kuka tarkistaa laskun sisällön?
Onko rooli määritelty?
2. Kuka hyväksyy maksun?
Onko hyväksymismenettely selkeä?
3. Mihin sopimukseen lasku perustuu?
Onko kyse peruspalvelusta vai lisätyöstä?
4. Onko työ todella tehty?
Voidaanko se tarvittaessa todentaa työmääräyksestä tai muusta dokumentista?
5. Onko samaa kohdetta korjattu aikaisemmin?
Tämä on yksi tärkeimmistä kysymyksistä.
6. Paljonko sama ongelma on maksanut vuoden aikana?
Yksittäinen lasku ei kerro kokonaiskustannusta.
7. Miksi ongelma toistuu?
Tarvitaanko teknistä selvitystä?
8. Olisiko pysyvämpi korjaus halvempi?
Tätä ei voida ratkaista pelkän laskun perusteella, mutta kysymys kannattaa esittää.
9. Näkeekö hallitus poikkeavat kustannukset?
Vai hukkuvatko ne sadan muun laskun joukkoon?
10. Tuottaako taloyhtiön laskujen tarkastus tietoa vai vain hyväksyttyjä maksuja?
Tässä on koko artikkelin ydinkysymys.
Taloyhtiön laskujen tarkastus ei tarkoita epäluottamusta
On tärkeää sanoa tämä selvästi.
Tämän artikkelin tarkoitus ei ole rakentaa epäluottamusta huoltoyhtiöihin, isännöitsijöihin tai urakoitsijoihin.
Suurin osa laskuista voi olla täysin asianmukaisia.
Hyvä taloyhtiön laskujen tarkastus hyödyttää myös palveluntuottajia.
Selkeät tilaukset.
Selkeä sopimus.
Selkeä raportointi.
Selkeä lasku.
Vähemmän epäselvyyksiä.
Ja jos sama ongelma toistuu, voidaan yhdessä arvioida, pitäisikö toimintatapaa muuttaa.
Yhteenveto: sama ongelma voi piiloutua kymmenen täysin oikean laskun joukkoon
Taloyhtiö maksaa vuodessa suuren määrän laskuja.
Monet ovat pieniä.
Jotkut suuria.
Jokainen voidaan tarkastaa erikseen.
Mutta jos taloyhtiön laskujen tarkastus päättyy siihen, että laskun summa on oikein ja työ on tehty, jotain tärkeää voi jäädä näkemättä.
Kysymys ei ole aina:
“Onko tämä lasku väärä?”
Vaan:
“Miksi tämä lasku tulee meille taas?”
Ensimmäinen huoltokäynti voi olla normaali.
Toinenkin voi olla normaali.
Mutta viides samanlainen käynti alkaa muodostaa tietoa.
Tietoa rakennuksen kunnosta.
Tietoa palvelusopimuksesta.
Tietoa korjausstrategiasta.
Tietoa siitä, mihin taloyhtiön rahat todellisuudessa kuluvat.
Lain näkökulmasta hallitus vastaa kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä, ja isännöitsijällä on oma vastuunsa kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä.
Huoneistokierroksen suositus menee vielä yhden askeleen pidemmälle:
Älkää tarkastako vain laskuja. Tarkastakaa niiden muodostamaa tarinaa.
Jos sama rakennusosa näkyy laskuissa uudelleen ja uudelleen, kysykää miksi.
Koska joskus suurin säästö ei synny halvemman laskun löytämisestä.
Se syntyy siitä, ettei samaa ongelmaa tarvitse laskuttaa enää kuudetta kertaa.
Usein kysytyt kysymykset taloyhtiön laskujen tarkastuksesta
Kuka vastaa taloyhtiön laskujen tarkastuksesta?
Asunto-osakeyhtiölaki ei määrää yhtä yleistä henkilökohtaista laskuntarkastajaa kaikkiin taloyhtiöihin. Hallitus vastaa kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä, ja isännöitsijällä on oma vastuunsa kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Käytännön hyväksymisprosessi järjestetään yhtiökohtaisesti.
Onko hallituksen tarkistettava jokainen lasku?
Laki ei yleisesti määrää, että jokaisen hallituksen jäsenen tai edes hallituksen pitäisi henkilökohtaisesti hyväksyä jokainen lasku. Olennaista on, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Saako osakas nähdä taloyhtiön kaikki laskut?
Osakkaalla ei ole yleistä rajatonta oikeutta saada kaikkia yhtiön asiakirjoja tarkastettavakseen milloin tahansa. Osakkaalla on kuitenkin yhtiökokouksessa asunto-osakeyhtiölain mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävien asioiden arviointiin vaikuttavista seikoista ja tilinpäätöstä käsiteltäessä myös yhtiön taloudellisesta asemasta yleisemmin.
Mitä taloyhtiön laskusta kannattaa tarkistaa?
Taloyhtiön laskujen tarkastuksessa voidaan käytännössä tarkastaa esimerkiksi toimittaja, laskutusperuste, tehty työ, summa, sopimus, mahdollinen työmääräys ja hyväksyntäprosessi.
Miksi toistuvia pieniä laskuja kannattaa seurata?
Koska ne voivat yhdessä muodostaa suuren kustannuksen tai kertoa toistuvasta teknisestä ongelmasta. Toistuvuus ei kuitenkaan yksin todista virhettä tai väärää laskutusta.
Korvaako tilintarkastus laskujen tarkastuksen?
Ei. Tilintarkastus on lakisääteinen tai yhtiöjärjestykseen perustuva tarkastusmenettely omine tavoitteineen. Yhtiön päivittäinen varainhoito ja laskujen käsittely tarvitsevat oman toimivan prosessinsa.
Entä toiminnantarkastus?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Sekään ei korvaa yhtiön jatkuvaa laskujen hyväksymis- ja valvontamenettelyä.
Mitä tehdä, jos samaa vikaa korjataan jatkuvasti?
Huoneistokierros suosittelee yhdistämään aikaisemmat työmääräykset, laskut ja vikahistorian sekä arvioimaan, tarvitaanko ongelman juurisyyn selvittämiseksi pätevää teknistä asiantuntijaa.
LAKI JA HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUKSET – selkeä ero
LAKI
- Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.
- Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
- Isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
- Asunto-osakeyhtiölaki ei määrää yhtä yleistä laskujen hyväksymismallia kaikkiin taloyhtiöihin.
- Toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla.
- Tilintarkastukseen sovelletaan asunto-osakeyhtiölain lisäksi tilintarkastuslakia.
- Osakkaalla on yhtiökokouksessa lain mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävien asioiden arviointiin vaikuttavista seikoista.
- Kun yhtiökokouksessa käsitellään tilinpäätöstä, kyselyoikeus koskee myös yhtiön taloudellista asemaa yleisemmin.
- Osakkaalla ei ole yleistä rajatonta oikeutta tutkia kaikkia yhtiön laskuja ja asiakirjoja milloin tahansa.
HUONEISTOKIERROKSEN SUOSITUKSET
- Tarkasta laskun oikeellisuuden lisäksi, miksi kustannus syntyi.
- Yhdistä laskut rakennusosaan, vikaan tai työmääräykseen.
- Seuraa toistuvia laskuja aikajanalla.
- Nosta samaan kohteeseen liittyvät useat korjauskäynnit erilliseen tarkasteluun.
- Yhdistä laskut ja vikahistoria.
- Seuraa vuosittain eniten kustannuksia aiheuttavia vikakohteita.
- Vertaa huollon lisälaskuja huoltosopimuksen sisältöön.
- Selvitä toistuvan vian juurisyy tarvittaessa teknisen asiantuntijan avulla.
- Vertaa jatkuvan paikkaamisen kustannusta pysyvämmän korjauksen vaihtoehtoon.
- Käytä taloyhtiön laskujen tarkastusta myös kunnossapidon johtamisen työkaluna.
Oikeudellinen ja taloudellinen huomautus
Tämä artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä yksittäistä asunto-osakeyhtiötä koskevaa oikeudellista, kirjanpidollista, tilintarkastuksellista tai rakennusteknistä neuvontaa.
Taloyhtiön laskujen asiatarkastus-, hyväksymis- ja maksatusmenettely riippuu yhtiön organisaatiosta, isännöintijärjestelystä, hallituksen päätöksistä, sopimuksista, käytössä olevista järjestelmistä ja muista olosuhteista.
Toistuva lasku ei sellaisenaan osoita virhettä, väärää laskutusta, sopimusrikkomusta tai rakennusteknistä ongelmaa. Toistuvuus voi kuitenkin antaa aiheen selvittää asiaa tarkemmin.
Huoneistokierroksen kaksitasoinen laskuntarkastusmalli, kohdetunnisteet, toistuvien kustannusten hälytysmalli ja kustannusten yhdistäminen vikahistoriaan ovat Huoneistokierroksen käytännön suosituksia eivätkä sellaisinaan lakisääteisiä velvollisuuksia.
Lähteet
Huomautus
Tämän artikkelin asunto-osakeyhtiölakia koskevat osuudet perustuvat kirjoitushetkellä voimassa olevaan lainsäädäntöön ja yleisiin hyvän hallinnon periaatteisiin. Huoneistokierroksen suositukset on merkitty erikseen, ja ne perustuvat käytännön kokemukseen ennakoivasta kiinteistön kunnossapidosta ja päätöksenteon kehittämisestä. Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä yksittäistapauksia koskevaa oikeudellista neuvontaa.
Tämä artikkeli perustuu kirjoitushetkellä voimassa olevaan asunto-osakeyhtiölakiin, konkurssilakiin sekä viranomaisten ja alan järjestöjen julkaisemaan yleiseen ohjeistukseen.
Artikkelissa erotetaan toisistaan:
- Lakiin perustuvat velvoitteet, jotka sitovat asunto-osakeyhtiötä ja sen toimielimiä, sekä
- Huoneistokierroksen käytännön suositukset, joiden tarkoituksena on auttaa taloyhtiöitä tunnistamaan riskejä ja edistämään ennakoivaa kunnossapitoa.
Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa yksittäiseen taloyhtiöön sovellettavaa oikeudellista neuvontaa, teknistä asiantuntija-arviota tai isännöitsijän, tilintarkastajan tai muun asiantuntijan antamaa tapauskohtaista ohjeistusta.
Tietojen oikeellisuus
Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.
Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.
Hyödyllistä lisätietoa:
- Finlex
- Kiinteistöliitto
- Isännöintiliitto
- Oikeusministeriö
- Ympäristöministeriö
- Kilpailu- ja kuluttajavirasto
Tarvitsetko asiantuntijan näkemyksen taloyhtiösi kunnosta?
Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.
Hyvä taloyhtiön johtaminen perustuu luotettavaan tietoon. Mitä aikaisemmin mahdolliset riskit tunnistetaan, sitä paremmin kunnossapitoa voidaan suunnitella ja ennakoimattomia kustannuksia välttää.
Huoneistokierros tarjoaa taloyhtiöille riippumattomia asiantuntijapalveluita, joiden tavoitteena on tukea hallitusta, isännöitsijää ja osakkaita päätöksenteossa sekä rakennuksen pitkäjänteisessä ylläpidossa.
Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.
Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.
Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.