Taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö – parhaat taloyhtiöt eivät osta pelkkää huoltoa vaan kumppanuuden

Taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö vaikuttaa enemmän kuin moni hallitus ymmärtää

Monessa taloyhtiössä huoltoyhtiö nähdään edelleen yrityksenä, joka tulee paikalle silloin, kun jokin on rikki.

Todellisuudessa tämä on vain pieni osa kokonaisuutta.

Hyvin toimiva taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö vaikuttaa kiinteistön kuntoon, korjausvelkaan, kustannuksiin, turvallisuuteen, päätöksentekoon ja jopa asuntojen arvoon.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja kiinteistön sekä rakennusten asianmukaisen ylläpidon järjestämisestä. Hallitus voi käyttää asiantuntijoita ja palveluntuottajia, mutta vastuu kokonaisuuden johtamisesta säilyy hallituksella.

Juuri tästä syystä taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö ei ole pelkkä palvelusopimus.

Se on osa taloyhtiön johtamista.

Miksi yhteistyö on tärkeämpää kuin yksittäiset huoltokäynnit?

Huoltoyhtiö liikkuu kiinteistössä lähes päivittäin.

Hallituksen jäsen käy rakennuksessa ehkä kerran kuukaudessa.

Isännöitsijä vielä harvemmin.

Huoltohenkilöstö näkee jatkuvasti esimerkiksi

vesikaton kunnon
piha-alueiden muutokset
tekniset tilat
ilmanvaihtokonehuoneet
lämmönjakohuoneen
porrashuoneiden kulumisen
valaistuksen
sadevesijärjestelmät

Tätä tietoa ei kannata hukata.

Parhaassa tapauksessa taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö perustuu siihen, että jokainen havainto auttaa hallitusta tekemään parempia päätöksiä.

Hyvä huoltoyhtiö ei pelkästään korjaa – se havainnoi

Havainnot voivat olla taloyhtiön arvokkainta tietoa

Useimmat suuret vahingot eivät synny hetkessä.

Niitä edeltävät pienet merkit.

Esimerkiksi:

alkava kosteusjälki
löystyvä kaide
kulunut oven suljin
poikkeava ääni ilmanvaihtokoneessa
sähkökeskuksen epätavallinen lämpeneminen
sadevesikaivon tukkeutuminen

Yksittäinen havainto ei välttämättä vaadi välitöntä korjausta.

Mutta jos havainto kirjataan ja välitetään hallitukselle, voidaan korjaus ajoittaa suunnitelmallisesti.

Tämä tukee myös asunto-osakeyhtiölain mukaista kunnossapidon suunnittelua.

Hyvä raportointi tekee yhteistyöstä tehokasta

Huoltokäynti ei saisi päättyä työmääräyksen sulkemiseen

Monessa taloyhtiössä raportointi on edelleen hyvin niukkaa.

Todellisuudessa jokainen huoltokäynti voi tuottaa arvokasta tietoa.

Hyvä raportti sisältää esimerkiksi

tehdyt toimenpiteet
havaitut puutteet
valokuvat
arvion kiireellisyydestä
mahdolliset jatkotoimenpiteet

Näin hallituksen kokouksissa ei tarvitse tehdä päätöksiä pelkkien muistojen tai oletusten perusteella.

Päätökset perustuvat dokumentoituun tietoon.

Taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö tukee kunnossapitotarveselvitystä

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen tulee vuosittain esittää yhtiökokoukselle kirjallinen selvitys seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeista.

Tätä kutsutaan kunnossapitotarveselvitykseksi (KPTS).

Monessa taloyhtiössä laadukas KPTS perustuu juuri siihen tietoon, jota kertyy huollosta, kuntotarkastuksista ja kiinteistön seurannasta. Isännöintiliitto suosittelee lisäksi pitkän tähtäimen suunnitelmaa (PTS), joka auttaa varautumaan korjauksiin myös viittä vuotta pidemmällä aikavälillä.

Hyvin toimiva taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö tukee siis suoraan hallituksen lakisääteistä tehtävää.

Kumppanuus vähentää korjausvelkaa

Korjausvelka syntyy harvoin yhdestä suuresta virheestä.

Se syntyy yleensä pienistä asioista, jotka jäävät huomaamatta tai joita siirretään vuodesta toiseen.

Isännöintiliiton mukaan monissa taloyhtiöissä korjauksia lykätään liian pitkään, mikä kasvattaa korjausvelkaa ja lisää tulevia kustannuksia.

Siksi taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö kannattaa rakentaa niin, että pienetkin havainnot käsitellään säännöllisesti.

Hallituksen kannattaa kysyä yksi lisäkysymys

Huoltoraportin lopussa kannattaa olla kohta:

”Huomasitko jotain muuta?”

Se on yllättävän tärkeä.

Usein juuri tähän kohtaan kirjataan havainto, joka myöhemmin estää suuren vahingon.

Kyse voi olla esimerkiksi

halkeamasta
alkavasta vuotokohdasta
kuluneesta rakenteesta
turvallisuuspuutteesta

Näitä havaintoja ei yleensä löydy vikailmoituksista.

Digitaaliset työkalut parantavat yhteistyötä

Nykyiset sähköiset huoltokirjat, vikailmoitusjärjestelmät ja valokuvadokumentointi helpottavat tiedonkulkua.

Tieto ei jää yksittäisen työntekijän muistiin.

Se jää taloyhtiölle.

Kun hallitus vaihtuu, tieto säilyy.

Tämä on osa suunnitelmallista kiinteistönpitoa, jota myös Kiinteistöliitto pitää hyvän hallintotavan keskeisenä periaatteena.

Paras huoltoyhtiö auttaa hallitusta onnistumaan

Hyvä huoltoyhtiö ei mittaa onnistumistaan vain sillä, kuinka monta työmääräystä on suljettu.

Se mittaa onnistumistaan myös sillä,

kuinka monta ongelmaa havaittiin ajoissa,
kuinka hyvin tieto kulki,
kuinka paljon hallitus sai päätöksenteon tueksi luotettavaa tietoa.

Juuri tällainen taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö rakentaa pitkäjänteisesti turvallista, hyvin hoidettua ja arvonsa säilyttävää kiinteistöä.

Yhteenveto

Taloyhtiön ja huoltoyhtiön yhteistyö on paljon enemmän kuin vikojen korjaamista. Se on jatkuvaa tiedonvaihtoa, suunnitelmallista kiinteistönpitoa ja yhteistä tavoitetta säilyttää rakennuksen arvo sekä varmistaa turvallinen asuminen.

Kun hallitus hyödyntää huoltoyhtiön havaintoja, dokumentoi ne ja liittää ne osaksi kunnossapitotarveselvitystä sekä pitkän tähtäimen suunnittelua, voidaan korjaukset tehdä oikeaan aikaan ja hallitusti. Näin vältetään turhia yllätyksiä, hallitaan kustannuksia ja tuetaan asunto-osakeyhtiön pitkäjänteistä kehittämistä.

Usein kysytyt kysymykset

Kenen vastuulla taloyhtiön kunnossapito on?

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus vastaa kiinteistön ja rakennusten ylläpidon järjestämisestä. Käytännön huoltotyöt voidaan ulkoistaa, mutta vastuu kokonaisuudesta säilyy hallituksella.

Mikä on kunnossapitotarveselvitys?

Kunnossapitotarveselvitys (KPTS) on hallituksen vuosittain yhtiökokoukselle esittämä kirjallinen selvitys seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeista.

Miksi huoltoyhtiön havainnot ovat tärkeitä?

Huoltohenkilöstö liikkuu kiinteistössä säännöllisesti ja voi havaita alkavia vikoja ennen kuin ne aiheuttavat merkittäviä vahinkoja. Dokumentoidut havainnot tukevat hallituksen päätöksentekoa ja suunnitelmallista kunnossapitoa.

Huomautus

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tietolähteeksi taloyhtiöiden hallituksille, puheenjohtajille, osakkaille ja asukkaille. Sisältö ei ole oikeudellista, teknistä eikä kiinteistökohtaista asiantuntijaneuvontaa. Taloyhtiöiden tilanteet vaihtelevat, joten päätökset tulee tehdä tapauskohtaisesti voimassa olevan lainsäädännön sekä tarvittaessa isännöitsijän, rakennusalan asiantuntijan tai muun alan ammattilaisen kanssa.

Artikkeli on laadittu julkaisuhetkellä voimassa olevan lainsäädännön sekä luotettavien asiantuntijalähteiden pohjalta. Lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja alan suositukset voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarvittaessa tarkistaa alkuperäisistä lähteistä.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista juridista arviota tai viranomaisen antamaa ohjeistusta.

Tietojen oikeellisuus

Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.

Hyödyllistä lisätietoa:

Tarvitsetko asiantuntijan arvion?

Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.

Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.

Ota yhteyttä Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.