Taloyhtiön isännöitsijä ja hallitus – onnistuminen syntyy hyvästä yhteistyöstä

Taloyhtiön isännöitsijä on hallituksen tärkeimpiä yhteistyökumppaneita

Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä taloyhtiöissä kuuluu:

”Kyllä taloyhtiön isännöitsijä hoitaa.”

Ajatus kuulostaa turvalliselta.

Todellisuudessa vastuunjako ei ole näin yksinkertainen.

Isännöitsijä on taloyhtiölle korvaamaton asiantuntija. Hän valmistelee asioita hallituksen päätettäväksi, huolehtii monista käytännön tehtävistä, koordinoi hankkeita ja varmistaa, että taloyhtiön arki toimii.

Silti taloyhtiön hallitus kantaa kokonaisvastuun taloyhtiön johtamisesta.

Tätä vastuuta ei voi siirtää isännöitsijälle.

Siksi hyvä yhteistyö perustuu selkeään työnjakoon, avoimeen viestintään ja molemminpuoliseen luottamukseen.

Taloyhtiön isännöitsijä valmistelee – hallitus päättää

Hyvin toimivassa taloyhtiössä jokainen tietää oman roolinsa.

Taloyhtiön hallitus määrittää tavoitteet, tekee päätökset ja seuraa niiden toteutumista.

Isännöitsijä valmistelee päätöksiä, hankkii tarvittavat tiedot, kilpailuttaa palveluita hallituksen päätösten mukaisesti ja huolehtii käytännön toteutuksesta.

Ajattele asiaa näin.

Hallitus päättää, mihin suuntaan taloyhtiötä kehitetään.

Isännöitsijä auttaa viemään taloyhtiön siihen suuntaan.

Kun molemmat ymmärtävät oman tehtävänsä, yhteistyö toimii tehokkaasti.

Taloyhtiön isännöitsijän kanssa rakennetaan luottamusta

Hyvä yhteistyö perustuu luottamukseen.

Luottamus ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei isännöitsijän toimintaa seurata.

Päinvastoin.

Hallitus täyttää oman tehtävänsä seuraamalla esimerkiksi:

etenevätkö päätetyt hankkeet suunnitellusti
pysyvätkö kustannukset budjetissa
valmistuvatko sovitut toimenpiteet aikataulussa
saako hallitus riittävästi tietoa päätösten tueksi
reagoidaanko asukkaiden ilmoituksiin riittävän nopeasti.

Tällainen seuranta ei ole epäluottamusta.

Se on hyvää hallintoa.

Myös hyvä taloyhtiön isännöitsijä arvostaa hallitusta, joka seuraa päätösten etenemistä aktiivisesti.

Hyvä taloyhtiön isännöitsijä helpottaa hallituksen työtä

Parhaimmillaan isännöitsijä toimii hallituksen asiantuntijana.

Hän voi esimerkiksi:

valmistella vaihtoehtoisia ratkaisuja
pyytää tarjouksia
kilpailuttaa palveluntuottajia
koordinoida korjaushankkeita
seurata taloutta
tuoda hallituksen tietoon havaittuja riskejä
huolehtia viranomaisasioista.

Näin hallitus voi keskittyä tärkeimpään tehtäväänsä.

Laadukkaiden päätösten tekemiseen.

Taloyhtiön isännöitsijältä kannattaa kysyä

Luottamus ei tarkoita sitä, että kaikki hyväksytään sellaisenaan.

Vastuullinen hallitus kysyy myös taloyhtiön isännöitsijältä perusteltuja kysymyksiä.

Esimerkiksi:

Mitä vaihtoehtoja selvitettiin?
Miksi juuri tätä ratkaisua suositellaan?
Mitkä ovat suurimmat riskit?
Miten tämä vaikuttaa taloyhtiön kustannuksiin seuraavien vuosien aikana?
Onko käytettävissä riittävästi tietoa päätöksen tekemiseen?

Hyvä isännöitsijä ei pidä tällaisia kysymyksiä hankalina.

Hän ymmärtää, että ne kuuluvat vastuulliseen päätöksentekoon.

Käytännön esimerkki

Hallitus päättää käynnistää julkisivun kuntotutkimuksen.

Asia kirjataan pöytäkirjaan.

Puoli vuotta myöhemmin kukaan ei tiedä, missä vaiheessa hanke on.

Tutkimusta ei ole tilattu.

Tarjouksia ei ole pyydetty.

Aikataulua ei ole.

Kyse ei välttämättä ole siitä, että isännöitsijä olisi tehnyt virheen.

Usein ongelmana on se, ettei päätösten etenemistä seurata järjestelmällisesti.

Hyvä hallitus ottaa jokaisen kokouksen alkuun katsauksen avoimiin asioihin.

Mitä päätettiin?
Mitä on tehty?
Mitä tehdään seuraavaksi?
Tarvitaanko uusi päätös?

Tämä vie vain muutaman minuutin, mutta voi säästää kuukausien viivästyksen.

Taloyhtiön isännöitsijä ei voi nähdä kaikkea

Vaikka taloyhtiön isännöitsijä tuntee kiinteistön hyvin, hän ei käy jokaisessa huoneistossa eikä näe rakennuksen arkea samalla tavalla kuin siellä asuvat ihmiset.

Ensimmäinen havainto tulee usein:

osakkaalta
asukkaalta
huoltoyhtiöltä
siivouspalvelulta
hallituksen jäseneltä.

Siksi tiedonkulun pitää toimia kaikkiin suuntiin.

Kun havainnot liikkuvat nopeasti oikeille henkilöille, myös ongelmiin voidaan puuttua ajoissa.

Yhteistyö taloyhtiön isännöitsijän kanssa kannattaa rakentaa tietoisesti

Hyvä yhteistyö ei synny sattumalta.

Sen rakentamiseen kannattaa käyttää aikaa.

Vähintään kerran vuodessa hallituksen ja taloyhtiön isännöitsijän kannattaa käydä yhdessä läpi:

kuluvan vuoden tavoitteet
suunnitteilla olevat korjaukset
taloyhtiön suurimmat riskit
hallituksen tarvitsemat raportit
päätösten seurannan toimintatavat.

Kun odotukset ovat molemmille selkeät, yhteistyö helpottuu ja väärinkäsitykset vähenevät.

Mitä sinun kannattaa tehdä jo huomenna?

□ Lue isännöintisopimus ja selvitä, mitä palveluja taloyhtiön isännöitsijän tehtäviin todella kuuluu.

□ Kysy seuraavassa kokouksessa, miten keskeneräisten hankkeiden etenemistä seurataan.

□ Varmista, että hallitus saa säännöllisesti raportin avoimista asioista.

□ Keskustele isännöitsijän kanssa siitä, millainen yhteistyö auttaisi molempia onnistumaan paremmin.

Yleisimmät virheet

Oletetaan, että isännöitsijä vastaa myös hallituksen päätöksistä.
Päätösten toteutumista ei seurata järjestelmällisesti.
Isännöintisopimuksen sisältöä ei tunneta.
Hallitus saa tietoa vasta ongelmien ilmetessä.
Hallituksen ja isännöitsijän odotuksista ei keskustella avoimesti.

Puheenjohtajan muistilista

✓ Rakenna yhteistyö isännöitsijän kanssa luottamukselle, avoimuudelle ja säännölliselle vuoropuhelulle.

✓ Huolehdi siitä, että hallitus saa riittävästi tietoa päätöstensä tueksi.

✓ Varmista, että jokaisessa kokouksessa seurataan myös aiempien päätösten etenemistä.

✓ Muista, että hyvä yhteistyö ei tarkoita vastuun siirtämistä. Hallitus johtaa taloyhtiötä ja isännöitsijä tukee sitä omalla asiantuntemuksellaan.

✓ Kiitä hyvästä työstä silloin, kun siihen on aihetta. Arvostava yhteistyö rakentaa luottamusta ja auttaa saavuttamaan yhteiset tavoitteet.

Tärkein ajatus

Taloyhtiön isännöitsijä ei johda taloyhtiötä yksin. Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun osaava isännöitsijä ja aktiivinen hallitus tekevät yhteistyötä yhteisen tavoitteen – hyvin hoidetun taloyhtiön – eteen.

Huomautus

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tietolähteeksi taloyhtiöiden hallituksille, puheenjohtajille, osakkaille ja asukkaille. Sisältö ei ole oikeudellista, teknistä eikä kiinteistökohtaista asiantuntijaneuvontaa. Taloyhtiöiden tilanteet vaihtelevat, joten päätökset tulee tehdä tapauskohtaisesti voimassa olevan lainsäädännön sekä tarvittaessa isännöitsijän, rakennusalan asiantuntijan tai muun alan ammattilaisen kanssa.

Artikkeli on laadittu julkaisuhetkellä voimassa olevan lainsäädännön sekä luotettavien asiantuntijalähteiden pohjalta. Lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja alan suositukset voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarvittaessa tarkistaa alkuperäisistä lähteistä.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista juridista arviota tai viranomaisen antamaa ohjeistusta.

Tietojen oikeellisuus

Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.

Hyödyllistä lisätietoa:

Tarvitsetko asiantuntijan arvion?

Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.

Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.

Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.