Taloyhtiön hallituksen uusi jäsen – mitä jokaisen uuden hallituksen jäsenen pitäisi tietää ensimmäisen 30 päivän aikana?
Sinut on juuri valittu taloyhtiön hallitukseen.
Onneksi olkoon – mutta samalla myös tervetuloa tehtävään, jossa päätöksilläsi voi olla vaikutusta satojen tuhansien tai jopa miljoonien eurojen omaisuuteen.
Moni taloyhtiön hallituksen uusi jäsen yllättyy siitä, kuinka laaja vastuu hallituksella todellisuudessa on. Hallituksen jäsenyys ei tarkoita pelkästään osallistumista muutamaan kokoukseen vuodessa. Se tarkoittaa osallistumista päätöksentekoon, joka vaikuttaa rakennuksen kunnossapitoon, talouteen, turvallisuuteen ja kaikkien osakkaiden yhteiseen etuun.
Hyvä uutinen on, ettei taloyhtiön hallituksen uusi jäsen tarvitse vuosikymmenten kokemusta rakenteista, talotekniikasta tai juridiikasta. Sen sijaan tärkeintä on ymmärtää oma rooli, osata kysyä oikeita kysymyksiä ja tehdä päätöksiä riittävän tiedon perusteella.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä taloyhtiön hallituksen uusi jäsen kannattaa tehdä ensimmäisten 30 päivän aikana. Mukana ovat asunto-osakeyhtiölain keskeiset lähtökohdat sekä Huoneistokierroksen käytännön suositukset onnistuneeseen alkuun.
Mihin tehtävään taloyhtiön hallituksen uusi jäsen on valittu?
Ensimmäinen väärinkäsitys liittyy usein siihen, mitä hallitus oikeastaan tekee.
Moni ajattelee, että hallitus korjaa rakennusta.
Todellisuudessa hallitus ei tee remontteja eikä huoltotöitä.
Hallituksen tehtävä on johtaa taloyhtiötä.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus vastaa yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten ylläpidon asianmukaisesta järjestämisestä.
Tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sitä, että taloyhtiön hallituksen uusi jäsen osallistuu päätöksiin, jotka koskevat:
- rakennuksen kunnossapitoa
- pitkän aikavälin korjaussuunnittelua
- talousarviota
- urakoiden valmistelua
- riskienhallintaa
- asukkaiden turvallisuutta
- yhtiön yleistä hallintoa.
Hallituksen jäsen ei siis ole rakennusmestari eikä lakimies.
Mutta taloyhtiön hallituksen uusi jäsen on mukana tekemässä päätöksiä, joiden tulee perustua riittävään tietoon ja huolelliseen harkintaan.
Ensimmäiset 30 päivää ratkaisevat enemmän kuin moni uskoo
Ensimmäinen kuukausi hallituksessa vaikuttaa usein siihen, millainen hallituksen jäsenestä tulee koko toimikauden ajaksi.
Jos alku menee pelkästään kokouksissa istumiseen ilman kokonaiskuvan muodostamista, tärkeät asiat voivat jäädä epäselviksi pitkäänkin.
Siksi taloyhtiön hallituksen uusi jäsen hyötyy siitä, että käyttää ensimmäiset viikot ennen kaikkea perehtymiseen.
Tavoitteena ei ole oppia kaikkea kerralla.
Tavoitteena on ymmärtää:
- missä kunnossa rakennus on
- mitä korjauksia on tulossa
- mitkä ovat suurimmat riskit
- miten taloyhtiön päätöksenteko toimii.
Ensimmäinen tavoite: ymmärrä kokonaisuus
Moni taloyhtiön hallituksen uusi jäsen keskittyy heti yksittäisiin ongelmiin.
Vuotaako katto?
Pitäisikö piha uusia?
Milloin putkiremontti alkaa?
Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, mutta vielä tärkeämpää on muodostaa kokonaiskuva.
Hyvä hallituksen jäsen pyrkii ensimmäiseksi ymmärtämään:
- mitkä ovat taloyhtiön tärkeimmät tavoitteet
- mitkä korjaushankkeet ovat jo päätettyjä
- mitä asioita valmistellaan parhaillaan
- mitkä ovat suurimmat epävarmuudet.
Kun kokonaisuus on hallussa, myös yksittäisiä päätöksiä on huomattavasti helpompi arvioida.
Älä pelkää kysyä
Yksi yleisimmistä virheistä on se, että taloyhtiön hallituksen uusi jäsen ei halua näyttää kokemattomalta.
Tämän vuoksi moni nyökkäilee kokouksissa, vaikka ei täysin ymmärtäisi käsiteltävää asiaa.
Hyvä hallitus toimii kuitenkin päinvastoin.
Jos jokin asia jää epäselväksi, siitä kannattaa kysyä.
Esimerkiksi:
- Miksi tämä ratkaisu on valittu?
- Onko vaihtoehtoja arvioitu?
- Mihin tämä kustannusarvio perustuu?
- Mitä riskejä päätökseen liittyy?
- Miten tämä vaikuttaa pitkällä aikavälillä?
Usein juuri uuden jäsenen kysymykset auttavat koko hallitusta tarkastelemaan asioita uudesta näkökulmasta.
Muista, että vastuu on yhteinen
Vaikka tehtävä voi aluksi tuntua suurelta, taloyhtiön hallituksen uusi jäsen ei vastaa taloyhtiöstä yksin.
Päätökset tehdään hallituksessa yhdessä.
Jokaisen jäsenen tehtävänä on osallistua keskusteluun, perehtyä asioihin riittävästi ja toimia huolellisesti yhtiön edun mukaisesti.
Ensimmäisen kuukauden tärkein tavoite ei siis ole olla asiantuntija kaikessa.
Tärkeintä on rakentaa hyvä perusta, jonka varaan osaaminen kasvaa koko toimikauden ajan.
Ensimmäinen kuukausi on investointi tuleviin vuosiin
Mitä paremmin taloyhtiön hallituksen uusi jäsen perehtyy taloyhtiön tilanteeseen heti toimikauden alussa, sitä helpompaa on tehdä perusteltuja päätöksiä myös myöhemmin. Hyvä perehtyminen säästää aikaa, vähentää virheitä ja tukee koko hallituksen onnistumista.
Taloyhtiön hallituksen uuden jäsenen tarkistuslista ensimmäiselle 30 päivälle
Ensimmäinen kuukausi hallituksessa kannattaa käyttää ennen kaikkea perehtymiseen.
Hyvin perehtynyt taloyhtiön hallituksen uusi jäsen pystyy osallistumaan päätöksentekoon huomattavasti varmemmin kuin henkilö, joka yrittää opetella asioita vasta kokousten aikana.
Alla oleva tarkistuslista auttaa muodostamaan kokonaiskuvan taloyhtiöstä.
1. Tutustu taloyhtiön perustietoihin
Ensimmäinen tehtävä on ymmärtää, millaisesta taloyhtiöstä on kyse.
Taloyhtiön hallituksen uusi jäsen hyötyy siitä, että selvittää esimerkiksi:
- rakennusvuoden
- rakennusten lukumäärän
- huoneistojen määrän
- liikehuoneistot
- tontin omistus- tai vuokrasuhteen
- lämmitysmuodon
- merkittävimmät peruskorjaukset.
Nämä tiedot auttavat ymmärtämään, missä elinkaaren vaiheessa rakennus on.
2. Lue kunnossapitotarveselvitys
Yksi tärkeimmistä asiakirjoista on kunnossapitotarveselvitys.
Sen avulla taloyhtiön hallituksen uusi jäsen näkee, millaisia kunnossapitotarpeita hallitus arvioi seuraavien vuosien aikana.
Kunnossapitotarveselvitys ei ole sitova korjausohjelma.
Se antaa kuitenkin arvokkaan kokonaiskuvan rakennuksen tulevista tarpeista.
Lukemalla tämän asiakirjan uusi hallituksen jäsen ymmärtää nopeasti, mitä asioita taloyhtiössä pidetään merkittävinä.
3. Tutustu viimeisimpiin hallituksen pöytäkirjoihin
Pelkkä viimeisin pöytäkirja ei yleensä riitä.
Huoneistokierros suosittelee, että taloyhtiön hallituksen uusi jäsen perehtyy ainakin viimeisen vuoden hallituksen pöytäkirjoihin.
Niistä selviävät esimerkiksi:
- käynnissä olevat hankkeet
- aikaisemmat päätökset
- keskeneräiset asiat
- toistuvat ongelmat
- pitkän aikavälin tavoitteet.
Näin uusi jäsen ymmärtää myös päätösten taustat eikä tarkastele asioita irrallisina yksittäisinä tapauksina.
4. Tutustu talousarvioon ja tilinpäätökseen
Taloyhtiön hallituksen jäsenen ei tarvitse olla kirjanpidon asiantuntija.
Silti taloyhtiön hallituksen uusi jäsen hyötyy siitä, että ymmärtää taloyhtiön talouden perusperiaatteet.
Kannattaa tarkastella esimerkiksi:
- vastiketuotot
- merkittävimmät kuluerät
- korjausrahastot
- mahdolliset lainat
- suunnitellut investoinnit.
Taloudellinen kokonaiskuva auttaa arvioimaan myös tulevien päätösten vaikutuksia.
5. Tee oma rakennuskierros
Yksi parhaista tavoista perehtyä taloyhtiöön on kävellä rakennus läpi.
Huoneistokierroksen näkemyksen mukaan jokaisen taloyhtiön hallituksen uuden jäsenen kannattaa osallistua rakennuskierrokseen mahdollisimman pian toimikauden alussa.
Rakennuskierroksen aikana kannattaa kiinnittää huomiota esimerkiksi:
- kattoon
- julkisivuihin
- piha-alueisiin
- portaikkoihin
- teknisiin tiloihin
- varastoihin
- yleisiin turvallisuusasioihin.
Rakennusta on huomattavasti helpompi johtaa, kun sen on itse nähnyt.
Viisi virhettä, jotka taloyhtiön hallituksen uusi jäsen tekee usein
Uusi hallituksen jäsen tekee harvoin virheitä tahallaan.
Useimmiten virheet johtuvat kokemattomuudesta tai siitä, ettei omaa roolia vielä täysin ymmärretä.
Virhe 1 – Luotetaan pelkästään muiden näkemyksiin
On luonnollista kuunnella kokeneempia hallituksen jäseniä.
Silti myös taloyhtiön hallituksen uusi jäsen on vastuussa omista päätöksistään.
Siksi asioihin kannattaa perehtyä itse eikä pelkästään hyväksyä muiden näkemyksiä ilman kysymyksiä.
Virhe 2 – Keskitytään vain tämän päivän ongelmiin
Taloyhtiön johtaminen on pitkäjänteistä toimintaa.
Hyvä hallituksen jäsen tarkastelee päätösten vaikutuksia myös viiden tai kymmenen vuoden päähän.
Virhe 3 – Ei uskalleta kysyä
Usein juuri uusi jäsen huomaa asioita, joita muut eivät enää kiinnitä huomiota.
Kysymysten esittäminen ei ole osaamattomuutta.
Se on huolellista hallitustyöskentelyä.
Virhe 4 – Rakennusta ei tunneta
Moni taloyhtiön hallituksen uusi jäsen osallistuu kokouksiin kuukausia ennen kuin on kunnolla tutustunut rakennukseen.
Rakennuskierros kannattaa tehdä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Virhe 5 – Päätökset tehdään kiireessä
Kaikki asiat eivät vaadi välitöntä päätöstä.
Jos käytettävissä oleva tieto ei riitä, hallitus voi tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä ennen päätöksentekoa.
Hyvin valmisteltu päätös on usein parempi kuin nopeasti tehty päätös.
Ensimmäinen kuukausi rakentaa luottamusta
Ensimmäiset viikot eivät ole pelkästään tiedon keräämistä.
Ne ovat myös yhteistyön rakentamista.
Taloyhtiön hallituksen uusi jäsen tekee yhteistyötä muiden hallituksen jäsenten, isännöitsijän sekä tarvittaessa asiantuntijoiden kanssa.
Hyvä yhteistyö perustuu avoimeen keskusteluun, riittävään valmistautumiseen ja siihen, että kaikki toimivat yhteisen tavoitteen hyväksi.
Perehtyminen ei pääty ensimmäiseen kuukauteen
Vaikka ensimmäiset 30 päivää ovat erittäin tärkeitä, oppiminen jatkuu koko hallituskauden ajan. Jokainen kokous, rakennuskierros ja kunnossapitohanke lisäävät kokemusta, jonka avulla taloyhtiön hallituksen uusi jäsen kehittyy vähitellen kokeneeksi hallituksen jäseneksi.
Huoneistokierroksen suositukset taloyhtiön hallituksen uudelle jäsenelle
Tähän asti artikkelissa on käsitelty asunto-osakeyhtiölain mukaisia hallituksen tehtäviä sekä käytännön perehtymistä ensimmäisten 30 päivän aikana.
Seuraavat suositukset eivät ole lain velvoitteita. Ne ovat Huoneistokierroksen käytännön toimintamalleja, joiden tavoitteena on auttaa taloyhtiön hallituksen uutta jäsentä onnistumaan tehtävässään mahdollisimman nopeasti.
1. Tutustu rakennukseen ennen seuraavaa kokousta
Moni taloyhtiön hallituksen uusi jäsen osallistuu ensimmäisiin kokouksiin tuntematta rakennusta kunnolla.
Huoneistokierros suosittelee, että uusi hallituksen jäsen kiertää rakennuksen mahdollisimman pian yhdessä kokeneemman hallituksen jäsenen, isännöitsijän tai muun asiantuntijan kanssa.
Rakennuskierroksella kannattaa tarkastella esimerkiksi:
- vesikattoa ja sadevesien ohjausta
- julkisivua
- piha-alueita
- teknisiä tiloja
- varastoja
- pelastusteitä
- yleisiä turvallisuusasioita.
Kun rakennuksen tuntee, myös kokouksissa käytävät keskustelut avautuvat aivan eri tavalla.
2. Rakenna oma ”hallituksen muistikirja”
Jokainen taloyhtiön hallituksen uusi jäsen saa ensimmäisten kuukausien aikana paljon tietoa.
Siksi kannattaa pitää omaa muistikirjaa tai sähköistä muistiota, johon kirjaa esimerkiksi:
- rakennuksen vahvuudet
- havaittuja riskejä
- tulevia hankkeita
- avoimia kysymyksiä
- omia huomioita rakennuskierroksilta.
Hyvin tehdyt muistiinpanot auttavat myöhemmin hahmottamaan, miten taloyhtiö on kehittynyt.
3. Opettele kysymään oikeita kysymyksiä
Hyvä hallituksen jäsen ei ole henkilö, joka tietää kaiken.
Hyvä hallituksen jäsen osaa kysyä oikeita kysymyksiä.
Esimerkiksi:
- Mihin tämä arvio perustuu?
- Voidaanko asia selvittää tarkemmin?
- Onko vaihtoehtoja vertailtu?
- Miten päätös vaikuttaa viiden vuoden päästä?
- Miten tämä liittyy rakennuksen pitkän aikavälin kunnossapitoon?
Näiden kysymysten avulla myös taloyhtiön hallituksen uusi jäsen osallistuu aktiivisesti laadukkaaseen päätöksentekoon.
4. Perehdy taloyhtiön historiaan
Rakennus kertoo paljon.
Mutta vielä enemmän kertoo rakennuksen historia.
Huoneistokierros suosittelee, että taloyhtiön hallituksen uusi jäsen tutustuu ainakin:
- merkittävimpiin korjauksiin
- vanhoihin kuntotutkimuksiin
- rakennuskierrosten havaintoihin
- pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelmiin.
Kun historia tunnetaan, tulevaisuutta on helpompi suunnitella.
5. Muista, että hyvä hallitus toimii tiiminä
Yksittäinen hallituksen jäsen ei ratkaise kaikkea.
Myöskään taloyhtiön hallituksen uusi jäsen ei ole yksin vastuussa taloyhtiön onnistumisesta.
Hyvä hallitus kuuntelee toisiaan, hyödyntää asiantuntijoita ja tekee päätöksiä yhdessä.
Rakentava keskustelu on usein tärkeämpää kuin nopea päätös.
Yhteenveto
Uusi hallituskausi alkaa usein innostuksella, mutta myös monilla kysymyksillä.
Se on täysin luonnollista.
Taloyhtiön hallituksen uusi jäsen ei tarvitse kaikkea osaamista ensimmäisenä päivänä.
Tärkeintä on ymmärtää oma rooli, perehtyä taloyhtiön tilanteeseen ja osallistua päätöksentekoon huolellisesti.
Ensimmäisten 30 päivän aikana kannattaa erityisesti:
- tutustua rakennukseen
- perehtyä tärkeimpiin asiakirjoihin
- ymmärtää taloyhtiön pitkän aikavälin tavoitteet
- esittää kysymyksiä rohkeasti
- rakentaa yhteistyötä muun hallituksen kanssa.
Kun nämä asiat ovat kunnossa, taloyhtiön hallituksen uusi jäsen saa vahvan perustan onnistuneelle hallitustyöskentelylle koko toimikauden ajaksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on taloyhtiön hallituksen uuden jäsenen tärkein tehtävä?
Tärkein tehtävä on osallistua huolelliseen päätöksentekoon ja toimia asunto-osakeyhtiölain mukaisesti yhtiön edun hyväksi.
Pitääkö taloyhtiön hallituksen uuden jäsenen osata rakennustekniikkaa?
Ei. Hallituksen jäseneltä ei edellytetä rakennusalan ammattiosaamista. Olennaista on perehtyä asioihin riittävästi, käyttää asiantuntijoita tarvittaessa ja tehdä päätöksiä riittävän tiedon perusteella.
Mihin asiakirjoihin uuden hallituksen jäsenen kannattaa tutustua ensimmäisenä?
Hyvä lähtökohta ovat yhtiöjärjestys, kunnossapitotarveselvitys, viimeisimmät hallituksen pöytäkirjat, tilinpäätös, talousarvio sekä mahdolliset kuntotutkimukset.
Kannattaako uuden hallituksen jäsenen osallistua rakennuskierrokselle?
Kyllä. Rakennuskierros auttaa hahmottamaan rakennuksen nykytilan ja tukee päätöksentekoa huomattavasti paremmin kuin pelkkien asiakirjojen lukeminen.
Kuinka nopeasti taloyhtiön hallituksen uusi jäsen oppii tehtävän?
Oppiminen jatkuu koko hallituskauden ajan. Ensimmäisten 30 päivän tavoitteena ei ole osata kaikkea, vaan muodostaa kokonaiskuva taloyhtiöstä ja sen toiminnasta.
Huomautus
Tämän artikkelin asunto-osakeyhtiölakia koskevat osuudet perustuvat kirjoitushetkellä voimassa olevaan lainsäädäntöön ja yleisiin hyvän hallinnon periaatteisiin. Huoneistokierroksen suositukset on merkitty erikseen, ja ne perustuvat käytännön kokemukseen ennakoivasta kiinteistön kunnossapidosta ja päätöksenteon kehittämisestä. Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä yksittäistapauksia koskevaa oikeudellista neuvontaa.
Tämä artikkeli perustuu kirjoitushetkellä voimassa olevaan asunto-osakeyhtiölakiin, konkurssilakiin sekä viranomaisten ja alan järjestöjen julkaisemaan yleiseen ohjeistukseen.
Artikkelissa erotetaan toisistaan:
- Lakiin perustuvat velvoitteet, jotka sitovat asunto-osakeyhtiötä ja sen toimielimiä, sekä
- Huoneistokierroksen käytännön suositukset, joiden tarkoituksena on auttaa taloyhtiöitä tunnistamaan riskejä ja edistämään ennakoivaa kunnossapitoa.
Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa yksittäiseen taloyhtiöön sovellettavaa oikeudellista neuvontaa, teknistä asiantuntija-arviota tai isännöitsijän, tilintarkastajan tai muun asiantuntijan antamaa tapauskohtaista ohjeistusta.
Tietojen oikeellisuus
Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.
Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.
Hyödyllistä lisätietoa:
- Finlex
- Kiinteistöliitto
- Isännöintiliitto
- Oikeusministeriö
- Ympäristöministeriö
- Kilpailu- ja kuluttajavirasto
Tarvitsetko asiantuntijan näkemyksen taloyhtiösi kunnosta?
Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.
Hyvä taloyhtiön johtaminen perustuu luotettavaan tietoon. Mitä aikaisemmin mahdolliset riskit tunnistetaan, sitä paremmin kunnossapitoa voidaan suunnitella ja ennakoimattomia kustannuksia välttää.
Huoneistokierros tarjoaa taloyhtiöille riippumattomia asiantuntijapalveluita, joiden tavoitteena on tukea hallitusta, isännöitsijää ja osakkaita päätöksenteossa sekä rakennuksen pitkäjänteisessä ylläpidossa.
Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.
Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.
Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.