Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät perustuvat oikeaan tietoon. HUONEISTOKIERROS OY

Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät – mittarit, joiden avulla tehdään parempia päätöksiä

Hyvä hallitus ei johda taloyhtiötä arvailun tai mututuntuman perusteella. Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät edellyttävät ajantasaista tietoa rakennuksen kunnosta, taloudesta ja tulevista korjaustarpeista. Kun päätökset perustuvat oikeisiin mittareihin, ongelmat voidaan tunnistaa ajoissa ja korjata ennen kuin niistä syntyy suuria kustannuksia.

Monessa taloyhtiössä seurataan tarkasti pankkitilin saldoa. Se on tärkeä tieto, mutta kertoo vain yhden osan kokonaisuudesta. Taloyhtiötä ei johdeta pelkästään rahalla, vaan tiedolla. Siksi taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät sisältävät myös olennaisten tunnuslukujen ja kehityssuuntien seuraamisen. Mittarit eivät tee päätöksiä hallituksen puolesta, mutta ne auttavat tekemään parempia ja pitkäjänteisempiä ratkaisuja.

Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät perustuvat oikeaan tietoon

Tietoa on nykyisin enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse mitata. Liian suuri määrä raportteja vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista ja vie huomion pois tärkeimmistä asioista.

Hyvä mittari täyttää kolme ehtoa:

kertoo jotakin olennaista taloyhtiön tilanteesta
siihen voidaan vaikuttaa hallituksen päätöksillä
sen kehitystä voidaan seurata vuodesta toiseen

Kun seurattavia mittareita on sopiva määrä, hallituksen työ helpottuu ja päätöksenteko nopeutuu.

Korjausvelka kertoo tulevaisuuden korjaustarpeista

Yksi taloyhtiön hallituksen tärkeimmistä tehtävistä on seurata korjausvelan kehitystä.

Korjausvelka tarkoittaa käytännössä sitä, kuinka paljon välttämättömiä kunnossapitotöitä on siirretty tulevaisuuteen. Se ei synny yhdessä vuodessa, vaan kasvaa vähitellen.

Hallituksen kannattaa kysyä säännöllisesti:

Kasvaako korjausvelka?
Onko sitä onnistuttu pienentämään?
Onko uusia korjaustarpeita havaittu ajoissa?

Mitä aikaisemmin ongelmat tunnistetaan, sitä edullisemmin ne voidaan yleensä korjata.

Huoltohavaintojen määrä paljastaa alkavat ongelmat

Yksittäinen vikailmoitus ei yleensä vielä kerro suuresta ongelmasta.

Jos samanlaisia ilmoituksia alkaa kuitenkin tulla useita, kyse voi olla laajemmasta viasta.

Esimerkiksi:

useat kosteusilmoitukset
toistuvat sähköviat
samoihin oviin kohdistuvat huoltokäynnit
jatkuvasti tukkeutuvat sadevesikaivot
ilmanvaihtoon liittyvät toistuvat häiriöt

Huoltohavaintojen seuraaminen auttaa tunnistamaan kehityssuunnat ennen kuin ongelmat kasvavat kalliiksi korjauksiksi.

Energiankulutus kertoo rakennuksen toiminnasta

Energiankulutus on paljon enemmän kuin sähkölasku.

Äkillinen kulutuksen kasvu voi johtua esimerkiksi:

lämmitysjärjestelmän viasta
ilmanvaihdon epätasapainosta
vesivuodosta
automaation häiriöstä
laiteviasta

Pelkkä kulutuslukema ei riitä. Olennaisinta on seurata muutoksia ja selvittää niiden syyt.

Talouden tunnusluvut auttavat ennakoimaan

Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät – Hyvä seuranta

Säännöllisesti kannattaa tarkastella ainakin:

vastikkeiden riittävyyttä
kassatilannetta
budjetin toteutumista
suurimpien kuluerien kehitystä
lainojen takaisinmaksua
korkokulujen muutoksia

Talous ei ole pelkkää kirjanpitoa. Se kertoo, kuinka hyvin taloyhtiö pystyy huolehtimaan kodeistaan myös tulevaisuudessa.

Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät – Korjaushankkeet.

Jokaisen hankkeen jälkeen hallituksen kannattaa arvioida:

valmistuiko työ aikataulussa
pysyikö budjetti
oliko työn laatu odotusten mukainen
mitä seuraavalla kerralla voidaan tehdä paremmin

Näin jokainen projekti kehittää myös hallituksen toimintaa.

Asukkaiden havainnot ovat tärkeä tietolähde

Asukkaat näkevät rakennuksen joka päivä.

He havaitsevat usein ensimmäisinä:

kosteusjäljet
poikkeavat äänet
hajuhaitat
ilmanvaihdon ongelmat
valaistuksen viat
ovien toimintahäiriöt

Jos ilmoituksia tulee paljon samasta asiasta, hallituksen kannattaa selvittää ongelman todellinen syy.

Toisaalta ilmoitusten vähäinen määrä ei aina tarkoita, ettei ongelmia olisi. On myös tärkeää varmistaa, että vikailmoituksen tekeminen on helppoa ja että kaikki tietävät, kenelle havainnoista ilmoitetaan.

PTS ohjaa pitkäjänteistä kunnossapitoa

Pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma eli PTS kuuluu tärkeimpiin johtamisen työkaluihin.

Vähintään kerran vuodessa hallituksen kannattaa arvioida:

pitääkö suunnitelma edelleen paikkansa
onko uusia korjaustarpeita tullut esiin
pitääkö joitakin hankkeita aikaistaa
voidaanko joitakin siirtää turvallisesti myöhemmäksi

Hyvä PTS elää taloyhtiön mukana ja auttaa ennakoimaan tulevia investointeja.

Mittarit helpottavat hallituksen työtä

Hyvin valitut mittarit eivät lisää hallituksen työmäärää.

Ne vähentävät sitä.

Kun päätökset perustuvat ajantasaiseen tietoon, kokouksissa käytetään vähemmän aikaa arvailuun ja enemmän aikaa ratkaisujen tekemiseen.

Käytännön esimerkki

Hallitus huomaa, että saman rappukäytävän valaisimia vaihdetaan jatkuvasti.

Yksittäinen lampunvaihto ei vielä herätä huomiota.

Kun huoltoraportteja tarkastellaan pidemmältä ajalta, havaitaan ongelman toistuneen kahdeksan kertaa vuoden aikana.

Lisäselvityksessä löytyy sähköliitoksen vika.

Korjauksen jälkeen lampunvaihdot loppuvat.

Ongelma ei ratkennut siksi, että lamppuja vaihdettiin yhä uudelleen. Se ratkesi siksi, että hallitus seurasi tietoa ja tunnisti toistuvan ilmiön ajoissa.

Mitä hallituksen kannattaa tehdä jo seuraavassa kokouksessa?

Tee lista viidestä tärkeimmästä mittarista.
Selvitä, mitä tietoa hallituksella jo on käytettävissään.
Sopikaa vastuuhenkilö mittareiden päivittämiselle.
Ottakaa käyttöön vähintään yksi uusi ennakoiva mittari.
Tarkastelkaa mittareiden kehitystä vähintään neljännesvuosittain.

Yleisimmät virheet

Seurataan vain pankkitilin saldoa.
Mittareita on liikaa.
Tietoa kerätään, mutta sitä ei hyödynnetä päätöksenteossa.
Mittareita tarkastellaan vain kerran vuodessa.
Reagoidaan vasta silloin, kun ongelmat näkyvät kustannuksissa.

Puheenjohtajan muistilista

✓ Sopikaa yhteiset mittarit koko hallituksen kanssa.

✓ Käyttäkää mittareita jokaisessa kokouksessa.

✓ Tarkastelkaa kehityssuuntia, älkää vain yksittäisiä lukuja.

✓ Hyödyntäkää kerättyä tietoa kaikessa päätöksenteossa.

✓ Kysykää jokaisessa kokouksessa: ”Mitä tämä tieto kertoo taloyhtiömme tulevaisuudesta?”

Yhteenveto

Taloyhtiön hallituksen tärkeimmät tehtävät eivät rajoitu kokousten järjestämiseen tai laskujen hyväksymiseen. Yhtä tärkeää on seurata oikeita mittareita, tunnistaa muutokset ajoissa ja tehdä päätöksiä luotettavan tiedon perusteella. Kun hallitus seuraa korjausvelkaa, taloutta, energiankulutusta, huoltohavaintoja ja pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelmaa säännöllisesti, voidaan ehkäistä kalliita yllätyksiä, parantaa asumisviihtyvyyttä ja turvata kotien arvo vuosiksi eteenpäin.

Huomautus

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tietolähteeksi taloyhtiöiden hallituksille, puheenjohtajille, osakkaille ja asukkaille. Sisältö ei ole oikeudellista, teknistä eikä kiinteistökohtaista asiantuntijaneuvontaa. Taloyhtiöiden tilanteet vaihtelevat, joten päätökset tulee tehdä tapauskohtaisesti voimassa olevan lainsäädännön sekä tarvittaessa isännöitsijän, rakennusalan asiantuntijan tai muun alan ammattilaisen kanssa.

Artikkeli on laadittu julkaisuhetkellä voimassa olevan lainsäädännön sekä luotettavien asiantuntijalähteiden pohjalta. Lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja alan suositukset voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarvittaessa tarkistaa alkuperäisistä lähteistä.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista juridista arviota tai viranomaisen antamaa ohjeistusta.

Tietojen oikeellisuus

Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.

Hyödyllistä lisätietoa:

Tarvitsetko asiantuntijan arvion?

Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.

Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.

Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.