Puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa: Kuinka hyödyntää koko taloyhtiön voimavarat?

Opas puheenjohtajalle – hallitus, osakkaat ja vuokralaiset saman tavoitteen puolesta

Moni ajattelee, että puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa vastaa ensisijaisesti kokouksista, päätöksenteosta ja hallinnollisista tehtävistä.

Todellisuudessa yksi puheenjohtajan tärkeimmistä tehtävistä on paljon laajempi.

Hänen tehtävänsä on saada koko taloyhtiö toimimaan yhteisen tavoitteen eteen.

Hyvin hoidettu taloyhtiö ei synny pelkästään hallituksen päätöksillä. Se syntyy silloin, kun hallitus, osakkaat, vuokralaiset, isännöitsijä ja huoltoyhtiö tekevät yhteistyötä.

Monessa taloyhtiössä suuri määrä tietoa, osaamista ja havaintoja jää kuitenkin hyödyntämättä. Tämä voi johtaa siihen, että ongelmia havaitaan liian myöhään, kustannukset kasvavat ja päätöksenteko perustuu puutteelliseen tietoon.

Puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa toimii suunnannäyttäjänä

Puheenjohtaja ei ole taloyhtiön toimitusjohtaja.

Hän ei myöskään ole kiinteistönhoitaja, rakennusinsinööri tai isännöitsijä.

Puheenjohtajan tärkein tehtävä on luoda edellytykset hyvälle yhteistyölle.

Tämä tarkoittaa muun muassa:

tiedonkulun varmistamista
avoimen keskustelun edistämistä
osakkaiden osallistamisen tukemista
hallituksen työn organisointia
pitkäjänteisen suunnittelun edistämistä

Parhaat puheenjohtajat eivät yritä tehdä kaikkea itse.

He hyödyntävät muiden osaamista.

Taloyhtiön hallitus ei näe kaikkea

Vaikka taloyhtiön hallitus tekee tärkeää työtä, sillä on yksi merkittävä haaste.

Hallitus ei näe kaikkea, mitä kiinteistössä tapahtuu.

Hallitus ei käy jokaisessa asunnossa.

Hallitus ei kulje päivittäin kaikissa porraskäytävissä.

Hallitus ei välttämättä huomaa:

alkavia kosteusongelmia
poikkeavia ääniä putkistoissa
ilmanvaihdon puutteita
sähköjärjestelmien häiriöitä
turvallisuusriskejä piha-alueilla

Siksi puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa hyötyy valtavasti siitä, että osakkaiden ja asukkaiden havainnot saadaan tehokkaasti käyttöön.

Taloyhtiön osakkaat ovat taloyhtiön tärkeä voimavara

Jokainen osakas omistaa osan taloyhtiöstä.

Monilla osakkailla on myös arvokasta osaamista.

Taloyhtiössä voi asua esimerkiksi:

rakennusalan ammattilaisia
sähköalan asiantuntijoita
juristeja
talousosaajia
projektinhallinnan ammattilaisia

Usein tätä osaamista ei koskaan hyödynnetä.

Puheenjohtajan kannattaa rohkaista osakkaita osallistumaan keskusteluun ja tuomaan näkemyksiään esille.

Osallistaminen ei tarkoita sitä, että kaikki päätökset tehdään yhdessä.

Se tarkoittaa sitä, että päätöksiä tehdään mahdollisimman hyvän tiedon pohjalta.

Taloyhtiön vuokralaiset näkevät usein ensimmäisenä ongelmat

Monessa taloyhtiössä vuokralaiset jäävät keskustelun ulkopuolelle.

Tämä on sääli.

Vuokralaiset käyttävät rakennusta samalla tavalla kuin omistusasujat.

He saattavat huomata ensimmäisenä:

kosteuden hajun
ilmanvaihdon ongelmat
rikkinäiset ovet
valaistuksen puutteet
turvallisuusongelmat

Vaikka vuokralaisilla ei ole päätösvaltaa yhtiökokouksessa, heidän havaintonsa voivat olla erittäin arvokkaita.

Hyvä puheenjohtaja ymmärtää tämän.

Taloyhtiön suurimmat säästöt syntyvät usein tiedonkulusta

Moni ajattelee, että säästöt syntyvät kilpailuttamisesta.

Kilpailuttaminen on tärkeää, mutta usein vielä suuremmat säästöt syntyvät siitä, että ongelmat havaitaan ajoissa.

Ajatellaan esimerkiksi tilannetta, jossa:

vuokralainen huomaa kosteuden hajun
osakas ilmoittaa asiasta
hallitus selvittää tilanteen nopeasti
ongelma korjataan alkuvaiheessa

Kustannus voi olla muutamia satoja euroja.

Jos sama havainto jää tekemättä tai siihen ei reagoida, seurauksena voi olla laaja kosteusvaurio ja kymmenien tuhansien eurojen korjauslasku.

Siksi tiedonkulku on yksi tärkeimmistä taloyhtiön voimavaroista.

Kuinka puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa voi lisätä osallistumista?

1. Viesti aktiivisesti

Osakkaiden ja asukkaiden on helpompi osallistua, kun he tietävät, mitä taloyhtiössä tapahtuu.

Säännöllinen tiedottaminen lisää luottamusta.

2. Kysy kysymyksiä

Hyvä puheenjohtaja ei pelkästään tiedota.

Hän myös kysyy.

Esimerkiksi:

Oletteko havainneet ongelmia?
Mitä asioita pitäisi mielestänne kehittää?
Mitä riskejä kiinteistössä voisi olla?

3. Tee ilmoittaminen helpoksi

Jos havaintojen ilmoittaminen on hankalaa, moni jättää ilmoituksen tekemättä.

Yksinkertainen toimintamalli lisää aktiivisuutta.

4. Kuuntele aidosti

Kaikki ehdotukset eivät johda toimenpiteisiin.

Silti jokainen havainto kannattaa käsitellä asiallisesti.

Taloyhtiön yhteinen tavoite yhdistää kaikkia

Hallituksen jäsenillä, osakkailla ja vuokralaisilla voi olla erilaisia näkökulmia.

Yksi tavoite on kuitenkin yhteinen.

Kaikki haluavat turvallisen, toimivan ja hyvin hoidetun taloyhtiön.

Kun puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa onnistuu kokoamaan nämä näkökulmat yhteen, päätöksenteko paranee ja ongelmat havaitaan aikaisemmin.

Samalla vähenevät myös tarpeettomat kustannukset ja ristiriidat.

Puheenjohtaja taloyhtiön hallituksessa voi vaikuttaa enemmän kuin uskoo

Moni puheenjohtaja kokee tehtävänsä raskaaksi.

Todellisuudessa kaikkea ei tarvitse tehdä yksin.

Taloyhtiössä on usein enemmän osaamista, kokemusta ja havaintoja kuin hallitus yksin pystyy keräämään.

Kun nämä voimavarat saadaan käyttöön, koko taloyhtiö hyötyy.

Hyvä puheenjohtaja ei johda kaikkea itse.

Hyvä puheenjohtaja saa koko taloyhtiön osallistumaan.

Ja juuri silloin syntyvät parhaat päätökset, pienimmät riskit ja pitkäjänteisesti hallitut kustannukset.

Huoneistokierros Oy

Kaikki kuntoon yhdellä ovenavauksella.

Autamme taloyhtiöitä tunnistamaan piileviä riskejä ennen kuin niistä syntyy kalliita korjauksia.

Ennakointi on AINA edullisempaa kuin reagointi.

Huomautus

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tietolähteeksi taloyhtiöiden hallituksille, puheenjohtajille, osakkaille ja asukkaille. Sisältö ei ole oikeudellista, teknistä eikä kiinteistökohtaista asiantuntijaneuvontaa. Taloyhtiöiden tilanteet vaihtelevat, joten päätökset tulee tehdä tapauskohtaisesti voimassa olevan lainsäädännön sekä tarvittaessa isännöitsijän, rakennusalan asiantuntijan tai muun alan ammattilaisen kanssa.

Artikkeli on laadittu julkaisuhetkellä voimassa olevan lainsäädännön sekä luotettavien asiantuntijalähteiden pohjalta. Lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja alan suositukset voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarvittaessa tarkistaa alkuperäisistä lähteistä.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista juridista arviota tai viranomaisen antamaa ohjeistusta.

Tietojen oikeellisuus

Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.

Hyödyllistä lisätietoa:

Tarvitsetko asiantuntijan arvion?

Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.

Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.

Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.