Huoltoyhtiön kilpailuttaminen taloyhtiössä – hallituksen jäsen vertailee huoltoyhtiöiden palveluita yhdessä kiinteistöalan ammattilaisen kanssa.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen kannattaa – näin taloyhtiö säästää rahaa ja parantaa palvelun laatua

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen on yksi hallituksen tärkeimmistä päätöksistä

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen on paljon enemmän kuin hintojen vertailemista. Oikein toteutettu kilpailutus voi parantaa asumisviihtyvyyttä, vähentää korjauskustannuksia ja helpottaa taloyhtiön hallituksen arkea vuosiksi eteenpäin.

Monessa taloyhtiössä sama huoltoyhtiö on voinut hoitaa kiinteistöä jopa vuosikymmeniä. Yhteistyö voi toimia hyvin, mutta ajan myötä palvelun sisältö, hinnat ja taloyhtiön tarpeet muuttuvat. Siksi huoltoyhtiön kilpailuttamista tai vähintään nykyisen sopimuksen arviointia kannattaa tehdä säännöllisesti, vaikka nykyiseen palveluun oltaisiin pääosin tyytyväisiä. Asiantuntijat suosittelevat arvioimaan nykyisen sopimuksen toimivuutta ennen kilpailutuksen käynnistämistä ja käymään tarvittaessa myös kehityskeskustelun nykyisen palveluntuottajan kanssa.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen ei tarkoita automaattisesti vaihtamista

Moni hallitus pelkää, että huoltoyhtiön kilpailuttaminen johtaa väistämättä palveluntarjoajan vaihtamiseen.

Näin ei kuitenkaan ole.

Kilpailutuksen tarkoituksena on selvittää, millaista palvelua markkinoilla on tarjolla, millä hinnalla ja millä palvelutasolla. Jos nykyinen huoltoyhtiö osoittautuu edelleen parhaaksi vaihtoehdoksi, yhteistyötä voidaan jatkaa entistä paremmilla sopimusehdoilla.

Milloin huoltoyhtiön kilpailuttaminen on ajankohtaista?

Seuraavat merkit kertovat, että kilpailutus kannattaa

Palvelun laatu vaihtelee

Jos samoja asioita joudutaan korjaamaan jatkuvasti uudelleen tai sovitut työt jäävät tekemättä, kannattaa pysähtyä arvioimaan nykyistä palvelua.

Yhteydenpito on hidasta

Taloyhtiön hallituksen ei pitäisi joutua odottamaan vastauksia päiviä kiireellisissä asioissa. Nopea reagointi on erityisen tärkeää esimerkiksi vesivahingoissa, lumitöissä ja turvallisuuteen liittyvissä tilanteissa.

Kustannukset kasvavat vuosi vuodelta

Hintojen nousu voi olla perusteltua, mutta samalla myös palvelun pitäisi kehittyä. Jos näin ei tapahdu, huoltoyhtiön kilpailuttaminen antaa hyvän vertailupohjan.

Sopimus on vanhentunut

Monessa taloyhtiössä huoltosopimus on laadittu vuosia sitten. Taloyhtiön tarpeet ovat voineet muuttua huomattavasti esimerkiksi sähköautojen latauspisteiden, uusien järjestelmien tai digitaalisten vikailmoitusten myötä.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen onnistuu vain hyvällä valmistelulla

Määritelkää ensin taloyhtiön tarpeet

Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä hallituksen kannattaa miettiä:

Mitä palveluita todella tarvitaan?
Mitkä tehtävät kuuluvat kuukausihintaan?
Mitkä laskutetaan erikseen?
Millaiset vasteajat ovat hyväksyttäviä?
Miten työn laatua seurataan?

Kun tavoitteet ovat selkeät, tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia.

Älkää verratko pelkkää hintaa

Halvin tarjous ei useinkaan ole kokonaistaloudellisesti paras.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen kannattaa tehdä vertailemalla esimerkiksi:

palvelun sisältöä
henkilöstön osaamista
vasteaikoja
referenssejä
raportointia
lisätöiden hinnoittelua
asiakaspalvelua
digitaalisten palveluiden tasoa

Usein hieman korkeampi kuukausihinta voi säästää taloyhtiölle tuhansia euroja vähentyneiden lisätöiden, nopeamman reagoinnin ja paremman ennakoivan huollon ansiosta.

Hyvä huoltoyhtiö ehkäisee ongelmia

Ennakoiva huolto on aina edullisempaa

Parhaat huoltoyhtiöt eivät ainoastaan korjaa vikoja.

Ne etsivät niitä ennen kuin niistä tulee ongelmia.

Esimerkiksi pieni vesivuoto, rikkoutunut kattokaivo tai kulunut oven suljin voidaan havaita huoltokierroksella ennen kuin syntyy kallis vahinko.

Juuri tästä syystä huoltoyhtiön kilpailuttaminen kannattaa nähdä investointina kiinteistön tulevaisuuteen eikä pelkkänä kulujen leikkaamisena.

Hyvä yhteistyö säästää myös hallituksen aikaa

Kun huoltoyhtiö toimii aktiivisesti, hallituksen kokouksissa ei tarvitse käyttää aikaa jatkuvien reklamaatioiden käsittelyyn.

Hyvin toimiva huoltoyhtiö voi parantaa asukkaiden tyytyväisyyttä ja vähentää reklamaatioita.

Kiinteistö pysyy paremmassa kunnossa.

Ja hallituksen jäsenet voivat keskittyä taloyhtiön pitkän aikavälin kehittämiseen.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen on vastuullista taloyhtiön johtamista

Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on huolehtia siitä, että osakkaiden varoja käytetään viisaasti. Säännöllinen huoltoyhtiön kilpailuttaminen osoittaa, että hallitus seuraa markkinoita, arvioi palveluiden laatua ja tekee päätöksiä tiedon perusteella.

Kilpailuttaminen ei tarkoita epäluottamusta nykyistä palveluntarjoajaa kohtaan. Se on normaalia ja vastuullista kiinteistön johtamista.

Lopulta tavoitteena ei ole löytää halvinta huoltoyhtiötä.

Tavoitteena on löytää paras kumppani huolehtimaan siitä, että kodit pysyvät turvallisina, rakennuksen arvo säilyy ja taloyhtiön kustannukset pysyvät hallinnassa myös tulevaisuudessa.

Lisää hyödyllisiä linkkejä taloyhtiölle:

Usein kysytyt kysymykset huoltoyhtiön kilpailuttamisesta

Kuinka usein huoltoyhtiön kilpailuttaminen kannattaa tehdä?

Yleinen suositus on arvioida huoltosopimus ja kilpailuttaa palvelu noin 3–5 vuoden välein tai aina, kun palvelun laatu tai taloyhtiön tarpeet muuttuvat.

Tarkoittaako huoltoyhtiön kilpailuttaminen aina huoltoyhtiön vaihtamista?

Ei. Kilpailutuksen tavoitteena on selvittää, tarjoaako nykyinen huoltoyhtiö edelleen parhaan kokonaisuuden hinnan, palvelun laadun ja osaamisen näkökulmasta.

Kannattaako valita halvin tarjous?

Ei välttämättä. Kokonaistaloudellisesti paras ratkaisu muodostuu palvelun laadusta, vasteajoista, ennakoivasta kunnossapidosta, raportoinnista ja lisätöiden hinnoittelusta.

Mitä huoltoyhtiön kilpailuttamisessa kannattaa vertailla?

Vertailussa kannattaa huomioida esimerkiksi:

kuukausihinta
palvelun sisältö
vasteajat
päivystys
lisätöiden hinnat
raportointi
henkilöstön osaaminen
asiakastyytyväisyys
referenssit
digitaaliset palvelut

Yhteenveto – Huoltoyhtiön kilpailuttaminen

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen on yksi taloyhtiön hallituksen tärkeimmistä keinoista varmistaa laadukkaat kiinteistöpalvelut, hallita kustannuksia ja suojata kiinteistön arvoa.

Kilpailutuksessa kannattaa vertailla hintojen lisäksi palvelun sisältöä, ennakoivaa huoltoa, vasteaikoja, raportointia ja asiakaspalvelua. Säännöllinen huoltoyhtiön kilpailuttaminen auttaa tekemään päätöksiä tiedon perusteella ja varmistaa, että taloyhtiö saa parhaan mahdollisen kumppanin kiinteistön ylläpitoon.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen onnistuu vain silloin, kun kaikille tarjoajille lähetetään mahdollisimman saman sisältöinen tarjouspyyntö. Näin tarjoukset ovat aidosti vertailukelpoisia ja hallitus voi tehdä perustellun päätöksen.

Huoltoyhtiön kilpailuttaminen on vasta ensimmäinen vaihe.

Hallituksen kannattaa seurata säännöllisesti, että sovitut palvelut toteutuvat käytännössä. Palvelun laatua voidaan arvioida esimerkiksi huoltoraporttien, vasteaikojen, asukaspalautteen ja vuosittaisten seurantapalaverien avulla. Näin mahdollisiin puutteisiin voidaan puuttua ajoissa ja yhteistyötä kehittää koko sopimuskauden ajan.

Muita hyödyllisiä linkkejä:

Huomautus

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tietolähteeksi taloyhtiöiden hallituksille, puheenjohtajille, osakkaille ja asukkaille. Sisältö ei ole oikeudellista, teknistä eikä kiinteistökohtaista asiantuntijaneuvontaa. Taloyhtiöiden tilanteet vaihtelevat, joten päätökset tulee tehdä tapauskohtaisesti voimassa olevan lainsäädännön sekä tarvittaessa isännöitsijän, rakennusalan asiantuntijan tai muun alan ammattilaisen kanssa.

Artikkeli on laadittu julkaisuhetkellä voimassa olevan lainsäädännön sekä luotettavien asiantuntijalähteiden pohjalta. Lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja alan suositukset voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarvittaessa tarkistaa alkuperäisistä lähteistä.

Artikkeli on yleisluonteinen tietopaketti eikä korvaa tapauskohtaista juridista arviota tai viranomaisen antamaa ohjeistusta.

Tietojen oikeellisuus

Tämän artikkelin sisältö perustuu julkaisuhetkellä voimassa olevaan Asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) sekä alan johtavien asiantuntijaorganisaatioiden, kuten Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja tarvittaessa Rakennustiedon, julkisesti saatavilla oleviin ohjeisiin ja suosituksiin. Artikkelin tavoitteena on tarjota taloyhtiöille ajantasaista, luotettavaa ja käytännönläheistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Lainsäädäntö ja viranomaisohjeet voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot aina virallisista lähteistä ennen yksittäistä päätöstä tai toimenpidettä.

Hyödyllistä lisätietoa:

Tarvitsetko asiantuntijan arvion?

Jokainen taloyhtiö on erilainen. Siksi myös kunnossapidon tarpeet, riskit ja kehityskohteet vaihtelevat.

Huoneistokierros auttaa taloyhtiöiden hallituksia, puheenjohtajia ja isännöitsijöitä tunnistamaan kiinteistön nykykunnon, havaitsemaan mahdolliset riskit ajoissa ja tukemaan päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Ennakointi on aina edullisempaa kuin reagointi.

Ota yhteyttä TÄSTÄ Huoneistokierrokseen ja selvitetään yhdessä, miten taloyhtiösi voi välttää kalliit yllätykset sekä tehdä päätöksiä tiedon pohjalta.